Стань эффективнее
+7 (495) 545 41 02

Занесение счета

Выписать счет клиенту можно тремя способами: непосредственно с карточки клиента, из главного меню и из проекта.

Занесение счета с карточки клиента. Позиционируйтесь в списке клиентов на клиенте, которому хотите выставить счет. Откройте закладки.


Выберите в закладках раздел «Счета клиентам».


Система по-умолчанию отразит список неархивных счетов данного клиента. Можно настроить закладку, в которой будут показываться ВСЕ счета.


Список счетов

Не выходя из формы счетов, можно посмотреть телефон сотрудника, нажав правую кнопку мыши на фамилии и выбрав «Перейти»(F3).

Создайте новую запись для занесения счета. Если у клиента только одно юридическое лицо, то оно выберется автоматически и карточка счета также заполнится автоматически. Если их несколько, то система предложит выбрать одно из списка неархивных юридических лиц. Если у клиента нет ни одного юридического лица, тогда программа предложит выписать счет на физическое лицо (если оно занесено клиенту как контактное).


Контрагент. Выбранное юридическое или физическое лицо.

Контактное лицо. Программа предложит выбрать одно из контактных лиц клиента, чтобы в дальнейшем знать, с кем контактировать именно по этому счету.

Реквизиты контрагента. Здесь вы можете указать банковские реквизиты указанного юридического лица, которые необходимо отразить в торг-12. Если у юридического лица более одного действующего расчетного счета (расчетный счет считается закрытым, если у него указана дата закрытия), то то нажмите на кнопку и укажите. Если у юридического лица только один расчетный счет, то ничего указывать не нужно.

ВНИМАНИЕ!!! В данном месте программы работает приоритет проставления реквизитов в графе «Грузополучатель» формы торг-12.

Если грузополучатель отличается от плательщика и будет указан при помощи кнопки «Грузополучатель», а его реквизиты должны быть в отгрузочных документах, тогда реквизиты контрагента указывать не нужно, или их нужно стереть с карточки счета, если они были указаны.

Товарное состояние. Меняется автоматически по мере движения товара в счете.

Финансовое состояние. Меняется автоматически по мере движение денег по счету.

Валюта. Валюта счета. По-умолчанию рубль, если не настроена другая валюта по-умолчанию (системные формы — настройка системы — валюта по-умолчанию)

Отдел. Указывается автоматически в зависимости от используемой системы доступа к счетам. Если система доступа «по менеджеру в контрагенте», то в качестве отдела система укажет отдел, в котором работает менеджер, отвечающий за клиента и указывать тут другой отдел не нужно, система его все равно исправит. Если система доступа «по-отделам», то система укажет отдел того, кто заносит счет и его можно исправить на любой.

Ответственный. Кто отвечает за работу по этому счету. По-умолчанию тот, кто заносит.

Грузополучатель. Эту кнопку нужно использовать, если грузополучатель отличается от плательщика. В этом случае нажмите эту кнопку и укажите юр лицо-грузополучатель. Если вы просто нажмете на эту кнопку, то система предложит вам выбрать грузополучателя только из списка тех юр лиц, которые принадлежат этому же клиенту. Если вы хотите выбрать грузополучателя из полного списка юридических лиц базы данных, то после нажатия на кнопку «грузополучатель» найдите нужное вам при помощи «бинокля».

Менеджер при занесении. Указывается автоматически. В этом поле система запоминает того, кто был менеджером, отвечающим за клиента, в момент занесения счета.

Наши реквизиты. Это наша компания, от имени которой выставляется этот счет. По-умолчанию она берется с карточки отдела сотрудника, который заносит счет. Зачислить денежные средства можно только на расчетный счет, который вы укажите здесь.

Грузоотправитель. Если нужно, укажите грузоотправителя из списка юридических лиц.

ОСП. Эту кнопку нужно использовать если у вас есть обособленные подразделения.

Проект. Вы можете привязать счет к проекту. Для этого нажмите кнопку «Проект» и выберите его. Этот счет сразу станет виден не только с карточки клиента, но и с карточки проекта. Если вы заносите счет с карточки проекта, то он будет указан автоматически.

Договор. Вы можете указать договор, в рамках которого будет этот счет. В этом случае в актах выполненных работ по услугам (в строке «Основание») будет ссылка на этот договор. Также ссылка на договор будет и в накладных торг-12.

Документ-основание. Используется в редких случаях, при специальных настройках.

Адрес. Это адреса клиента. Можно настроить, чтобы здесь отражались любые адреса в т.ч. и адреса нашей компании. При движении товара между документами адрес копируется. К примеру, мы формируем документы по цепочке Коммерческое предложение — Договор — Счет, адрес копируется из Коммерческого предложения в Спецификацию к договору, а затем из Спецификации к договору в Счет клиента. При отгрузке товара со склада адрес проставляется в серийный номер.


Доставка. Если клиент будет платить за доставку, но не хочет, чтобы эта строка (строка про услуги по доставке) фигурировала в документах, то вы можете эту цифру указать тут. Тогда она прибавится к стоимости позиций, распределяясь пропорционально весу суммы позиции в счете.

Сумма на карточке позиции документа — это и есть часть стоимости доставки, указанной на карточке счета.


Если же доставка должна фигурировать отдельной строкой в счете, то ее необходимо занести в счет, как обычную позицию (эта услуга должна быть занесена в классификатор с типом № 19) и тогда ее стоимостью можно управлять именно этим полем. Менеджер просо заносит в счет позицию доставка и оформляет доставку. А затем логистик на карточке самой доставки уже уточняет эту цену и она синхронизируется в позиции.

Ребейт. Если указать здесь сумму ребейта, то он прибавится (не включится, а именно прибавится) к стоимости товаров пропорционально их цене. Включить ребейт в цену можно непосредственно из позиций счета. Но учтите, что если вы дали большую скидку, а потом еще и включаете в цену ребейт, то ваша цена может оказаться ниже минимальной и программа не даст вам это сделать.

Скидка%. Если, например, проставить «10», то у всех позиций документа будет указана скидка в 10%. Если проставить затем «0» — скидка уберется. Скидка на товар рассчитывается от розничной цены, указанной в классификаторе.

Склад. Используется для этого.

Условия поставки и оплаты. Пользователь может выбрать условия поставки и оплаты из готового списка.

Архивность. Стандартное поле для архивации записи. Может работать как в ручном режиме, так и в автоматическом.

Внешние № и дата. В поле внешний номер система может формировать номер счета по специальной маске, если она настроена. Если маска не настроена, то в качестве номера счета будет браться его ID.

Дата выполнения. Когда должен быть отгружен счет. Эта дата используется для построения очереди закупок и очереди производства.

Дата платежа. Это дата, когда вы ожидаете оплату. Нужно заполнять, если вы используете систему Распределения платежей. Поле «Крайняя дата» в счетах заполнять вообще не нужно.



Во вкладке «Характеристики» есть характеристика «Срок действия выставленного счета».

Если она не заполнена, то в бланке счета клиента печатается «счет действителен в течение 3-х банковских дней», а если заполнена, то печатается то количество дней, которое указано в характеристике.


После сохранения карточки счета, вам необходимо наполнить счет товарными позициями. Для печати бланка счета, находясь на счете, выполните печать. Также напечатать счет вы можете непосредственно из списка товарных позиций счета или из списка накладных по счету.





Занесение счета из главного меню. Отдел продаж→Счета.


Занесите новую запись. Программа покажет на экран список всех юридических лиц. Здесь вы должны выбрать нужное. Используйте для этого поиск. Вы можете найти юр лицо по менеджеру, ИНН, КПП или названию. Выберите нужное юр лицо. Дальнейшая процедура аналогична занесению счета с карточки клиента.





Занесение счета из проекта. При занесении счета из проекта, он автоматически привяжется к этому проекту. Откройте список проектов из главного меню или через вкладку «Проекты» с карточки клиента. Позиционируйтесь в списке проектов на клиенте, которому хотите выставить счет. Откройте закладки.

Выберите в закладках раздел «Счета клиентам».


Создайте новую запись. Далее процедура аналогична занесению счета с карточки клиента.

После наполнения счета товарными позициями, вы можете проводить движения этих товарных позиций.

Процедура оплаты счета описана здесь.