16. Нумерация документов

1. Нумерация счетов-фактур, ТОРГ-12, УПД.

Идем Главное меню→Системные настройки→Настройка системы→Правила нумерации. Заносим новую запись.

Таблица. Выбираем ACCFACT.

Поле для номера. Указываем IACCFACTNUM.

Маска. Здесь выбираем формат нумерации документа. Про возможные маски нумерации документов читайте на этой странице ниже.

Учет юридических лиц. Указываем, что настраиваем нумерацию в разрезе юр.лиц.

Сохраняем запись.

 

2. Нумерация внутренних накладных (и актов выполненных работ).

Здесь порядок действий такой же как при нумерации счетов-фактур, только в «Таблице» выбираем INVOICE, в «Поле для номера» – VCNUM.

 

3. Нумерация остальных документов.

Заносим в правила нумерации новую запись.

Документ. Выбираем документ, для которого хотим настроить нумерацию.

Таблица, Поле для номера выберутся автоматически.

Префикс вида документа. Это префикс не зависящий от юр лица. Нужен для того, чтобы, например, счет имел префикс СЧ, а коммерческое предложение – КП. То есть в правилах нумерации занесем две записи: одну для счетов, другую для коммерческих предложений и для каждого вида документа укажем свой префикс.

Шаг для пустых номеров. Если вы хотите, чтобы система пропускала номера, то укажите здесь, через какое количество номеров оставлять один пустым. Например, если вы напишете 10, то номера будут идти так:1,2,3,4,5,6,7,8,9,11

Учет юридических лиц. Вы можете указать, вести единую нумерацию для всех ваших юридических лиц, или в разрезе каждого отдельно вести номера.

В разрезе договоров. Здесь вы можете установить опцию «Нумерация в разрезе договоров» или «Нумерация в разрезе документа-основания». В первом случае документы будут нумероваться в разрезе договора, указанного на карточке документа. Например, если для документа «Спецификация к договору» создать такое правило нумерации, то в рамках каждого договора спецификации будут нумероваться с единицы. Во втором случае документы будут нумероваться в разрезе документа-основания, указанного на карточке документа.

 

Если в документах нужен префикс в разрезе юр лиц. Идем в Главное меню→Банк и банковские реквизиты→Наши юр лица. Здесь указываем префикс юр лица. Для этого на юр лице нажимаем F2. Переходим в Характеристики и указываем префикс.

А в каких именно документах этот префикс нужно показывать настраивается через правила нумерации (Главное меню→Системные настройки→Настройка системы→Правила нумерации). В маске правила нумерации нужно указать маску %OURFIRMPREFIX%NUM.

 

Маски нумерации документов.

Есть 6 переменных: %DD — число, %MM — номер месяца, %YYYY — год, %NUM — порядковый номер.

%TMCPREFIX — префикс типа документа. Если ваш документ имеет встроенный тип, то вы можете это отражать и в маске. Например, входящие документы могут быть таких типов, как факс, письмо, претензия и т.д. И у каждого этого типа тоже может быть свой дополнительный префикс, который указывается непосредственно на карточке типа документа.

%TYPEPREFIX — префикс для вида документа. У каждого вида документа может быть свой префикс. Например, у приказов префикс может быть ПР. Указывается он на карточке правил нумерации (см. самую первую картинку выше)

%PREFIX — это префикс, отражающий принадлежность документа к той или иной вашей компании. Если вы хотите, чтобы в номерах документов присутствовал этот префикс, вы можете настроить, что если документ проходит по вашей компании № 1, то у него будет префикс «К», а если по второй компании, то префикс «Е». Например, счет №Е12858.

%PERYEAR- если в любом месте маски нумерации указать этот параметр, тогда нумерация будет стартовать с № 1 каждого нового года. При этом в отличие от параметра %YYYY сам год в номере отображаться не будет.

 

В переменные %DD, %MM,%YYYY подставляются текущие значения. Порядковый номер формируется исходя из диапазона, идентифицируемого наличием в маске переменных %DD, %MM, %YYYY, т.е., если в маске имеется %DD, тонумерация будет сквозная в пределах числа.

Например, маска%YYYY/%MM/%DD/%NUM будет начинать нумерацию каждый день:2009/02/04/1, 2009/02/04/2, …, 2009/02/05/1, 2009/02/05/2 и т.д.

Маска %YYYY/%MM/%NUMбудет начинать нумерацию каждый месяц:

2009/02/1, 2009/02/2,…, 2009/03/1, 2009/03/2 и т.д.

Аналогично, %YYYY/%NUM— в рамках года.

А вот маска %DD%NUMбудет вести нумерацию в рамках одного дня, без учета месяца и года,т.е. 1-го января формируются номера 01/1, 01/2, 01/3, 2-го января:02/1, 02/2 и т.д.

 

После настройки самого правила нумерации нужно указать, что для каких движений (например, акт — склад) надо формировать внешний номер. Для этого нужно перейти Главное меню→Системные настройки→Настройка системы→Правила накладных.

В этой форме надо проставить признак «Надо формировать внешний номер». Тогда будет работать формирование номера по маске, о котором написано в этой инструкции. Это сделано для того, чтобы всякие внутренние накладные не забивали под себя номера.


|