Запрос денежных сумм (ЗДС) — основной документ, по которому происходят все платежи в системе. ЗДС может быть сделан на основе какого-то документа, например, счета поставщика. А может быть сам по себе (когда речь идет об оплате всевозможных услуг, таких как связь, аренда и так далее, в этом случае ЗДС и есть отражение счета, который вам выставили).
ЗДС можно занести просто из списка ЗДСов копированием. Но, если мы платим поставщику и у нас есть счет поставщика, то заносить ЗДС нужно именно с карточки этого счета поставщика.
Главное меню → Финансы → Управление затратами → Все Запросы денежных сумм
Заносим новую запись. Программа предложит выбрать сначала тип контрагента. Выберите нужный, а затем и самого контрагента, кому будете платить.
Далее программа выведет на экран список расчетных счетов контрагента, если их несколько и ни у одного из них не стоит галочка «Основной р/с контрагента» на карточке. Если расчетный счет у контрагента один, то он подставится автоматически.
Название расчетного счета будет следующим:
- Если на карточке расчетного счета контрагента заполнено поле «Наименование» , то именно оно и показываться на карточке.
- Если это поле не будет заполнено, но на карточке банка будет заполнено поле «Краткое», то будет выводить Краткое название банка плюс четыре последние цифры расчетного счета контрагента, например, «Альфа 6543».
- Если поля «Наименование» (на карточке расчетного счета) и «Краткое» (на карточке банка) не будут заполнены, то будет выводиться полное название банка плюс четыре последние цифры счета, например, «Банк «МБА-МОСКВА» ООО 5412».
Затем откроется справочник статей затрат. В левой части формы вы можете видеть папки, в правой части сами статьи.
После чего откроется карточка запроса денежных сумм.
Товарное состояние при занесении менять не надо, оно изменится автоматически при начислении.
Нажмите кнопку Финансовое состояние и переведите запрос в состояние «Запрошено».
Центр затрат. Это подразделение вашей компании, к которому имеют отношение эти затраты. По умолчанию центр затрат указывается равным подразделению сотрудника, заносящего запрос.
Ответственный. Укажите сотрудника компании, отвечающего за данный расход. По умолчанию ответственный равен сотруднику, заносящему запрос денежных сумм.
Наши реквизиты. Укажите здесь (если знаете) наш расчетный счет, с которого будем платить. По умолчанию система автоматически подставляет тот наш расчетный счет, который указан на карточке отдела сотрудника, заносящего запрос.
Проект. Если затраты проходят в рамках какого-то проекта, укажите его.
Дата выполнения. Используется для начисления ЗДСа. Начислять нужно, когда ЗДС и есть отражение счета, который вам выставили. Если у ЗДСа указан «Документ-основание», то начисление происходит именно в нем. К примеру, если документом-основанием является счет поставщика, то начисление ЗДСа произойдет автоматически в момент принятия товара на склад по этому СП.
О том, для чего нужно начислять затраты, читайте здесь.
Контактное лицо. Укажите контактное лицо контрагента, с которым контактировать по данному расходу. Если у контрагента всего одно контактное лицо, то оно автоматически будет выбрано.
Договор с клиентом. Укажите, если это необходимо, договор в рамках которого создается этот ЗДС. При нажатии кнопки на экран выводятся договора этого контрагента. Если необходимо выбрать договор на другого контрагента, тогда в появившейся форме запустите поиск.
Договор с поставщиком. Укажите договор с поставщиком (которому платим).
Тип оплаты. Укажите нал или безнал.
Дата платежа. Укажите, когда вы хотите, чтобы был оплачен ЗДС.
Дата возврата. Эту дату нужно указывать только для ЗДСов по статье «Обеспечение тендера». Мы делаем туда платеж, но потом он возвращается. Так вот дата возврата — это дата, когда мы ждем этот платеж обратно.
Начислять ЗДСы со статьей «Обеспечение тендера» не надо. В отчет о прибылях и убытках такие ЗДСы не попадают, только в отчет о движении денежных средств (cash&flow).
Архивность. Для архивации записи. Указывать вручную не нужно.
Счет и дата. Сюда вы можете занести номер и дату счета, который вам выставили. Но если вы уже занесли счет поставщика как отдельный документ, то указывать здесь ничего не нужно.
Назначение платежа и Назначение. Формируют текст назначения платежа в платежном поручении для клиент-банка. Как с этими полями работать читайте здесь.
Чтобы отправит ЗДС в очередь, переведите его финансовое состояние в «Запрошено».
В списке ЗДСов есть колонка «Умный внешний номер». Она показывает внешний номер документа-основания (например, счета поставщика) ЗДСа. Если документ-основание не указан, то номер из поля «Счет» самого ЗДСа.
О том, как формировать налоговые платежи читайте здесь.
⟵ 15.01. Алгоритм работы системы управления платежами | 15.03. Формирование платежей в бюджет ⟶