Главное меню → Финансы → Управление затратами → Начисление затрат
Здесь показываются ЗДСы в состоянии «К начислению». Начислять нужно только самостоятельные ЗДСы (аренда, реклама, связь и так далее). Те ЗДСы, которые идут по какому-то документу основанию (например по счету поставщика), начислять не надо.
Как только сотрудник, «Ответственный» за ЗДС готов отчитаться, он привязывает к ЗДСу отчетную документацию, при необходимости пишет свой комментарий и переводит ЗДС из состояния «Выписано» в состояние «К начислению».
После этого сотрудник с ролью Бухгалтер заходит в пункт меню «Начисление затрат» и видит ЗДС в состоянии «К начислению». Проверяет всю информацию по ЗДСу и уже после этого ЗДС начисляет. Чтобы затраты начислить, их необходимо принять. Для этого встаем на нужный ЗДС. Включаем редактирование записи (F2). В поле «Дата выполнения» указываем любую дату из месяца, в который начисляем эти расходы. Датой выполнения может быть дата Акта выполненных работ, который вы получили от поставщика. Если в «Дате выполнения» ничего не указать, то расходы начислятся текущей датой. Товарное состояние выбираем «Принято». Сохраняем запись.
После сохранения, услуга в ЗДСе перейдет в состояние «Начислено», а ЗДС — в состояние «Принято».
Начислять расходы можно и по копии первичного документа. Зафиксировать факт поступления подписанного оригинала документа вы можете, пользуясь стандартной процедурой контроля над возвратом первички. При занесении ЗДСа, вы можете в «Дате выполнения» сразу указать, что начислить эти затраты надо будет, к примеру, 11.07.2023. И потом при приеме этих затрат (когда будете переводить ЗДС в «Принято»), система их начислит именно этой датой. Если вам необходимо принять услугу частично, то процедура несколько усложняется. «Дату выполнения» на карточке ЗДСа указывать не нужно. Перейдите в позиции ЗДСа, как показано ниже.
Копированием добавьте еще одну такую же позицию в ЗДС и укажите в качестве ее цены остаток для начисления. После этого в первой позиции исправьте цену на сумму начисления.
На той позиции, которую нужно принять сейчас нажмите Enter, затем F2, выберите движение «Принять услугу».
В следующем окне укажите «Дату проводки». Этой датой и будет начислена часть услуги. Сохраните запись.
Теперь в колонке «Осталось начислить» будет показана часть суммы, которую надо еще начислить.
Когда подойдет время, аналогичным образом начислите оставшуюся часть услуги. Если затраты уже начислены, то вы можете изменить период начисления, то есть перенести их в другой месяц (если этот период не закрыт). Для этого, находясь на ЗДСе, нажмите F9. Система откроет проводку о начислении, как показано ниже.
Нажмите F2, измените дату и сохраните запись.
Если вы пытаетесь сохранить проводку в закрытом периоде, то вы увидите такое сообщение, как показано ниже.
⟵ 15.04. Согласование и утверждение запроса денежных сумм | 15.06. Очередь платежей ⟶