Стань эффективнее
+7 (495) 545 41 02

Алгоритм работы системы управления платежами

Запрос денежных сумм (ЗДС) — основной документ, по которому происходят все платежи в системе. ЗДС может быть сделан на основе какого-то документа, (например, счета поставщика) а может быть сам по себе (когда речь идет об оплате всевозможных услуг, таких как связь, аренда и т.д.), в этом случае ЗДС и есть отражение счета, который вам выставили.

Система поддерживает два вида учета затрат: суммовой и детальный, т.е. номенклатурный.


Для ЗДС необходимо указывать статью затрат. Есть список статей затрат, которые настроены в системе по умолчанию. Вы также можете внести новые статьи затрат, необходимые вам. Но делать это мы не рекомендуем, так как это повлечет за собой необходимость перенастройки всей финансовой отчетности. Статьи затрат могут быть утверждаемые (требующие утверждения у ответственных сотрудников) и не утверждаемые (не требующие утверждения), т.к. по ним в реальности происходит безакцептное списание денежных средств с расчетного счета (это касается в основном расчетно-кассового обслуживания по банку, платежи за банк-клиент и т.д.).


Вы можете указать запросы-шаблоны. Это запросы, которые система будет создавать автоматически каждый месяц (например, аренда, обслуживание клиент-банка и т.д.).


Основной алгоритм работы с ЗДС:


Ответственный сотрудник создает ЗДС. При занесении ЗДС можно указать договор с поставщиком, приложить скан счета от поставщика, указать договор с клиентом (под который производится данная закупка), указать проект (для которого производится закупка).


После этого другой ответственный сотрудник принимает решение об оплате данного ЗДС: переводит его в состояние «утверждено» или «отклонено». Для принятия решения ответственный может просматривать, привязаны ли к ЗДС подписанные договоры с поставщиком и клиентом. Для помощи при утверждении платежей можно пользоваться специальной формой планирования платежей, которая поможет оценить ситуацию и принять верное решение.


Утвержденные ЗДСы вы можете выгружать в клиент-банк. Тогда ЗДС в системе становится отправленным. На следующий день вы загрузите банковскую выписку в систему. Деньги автоматически привязываются к ЗДСам, а через оплаченные ЗДС оплачиваются счета поставщиков (частично или полностью). Если в выписке были счета клиентов, по которым поступили деньги, то они тоже будут оплачены.


На основании ЗДС, привязанных к проекту, можно следить за фактическими затратами в рамках проекта.


Для отражения расходов в отчете о прибылях и убытках ЗДСы необходимо начислять. За исключением тех, у которых есть документ-основание (начисление происходит в нем)


Видео презентация о функциональных возможностях управления затратами в AVA ERP:

.



.