12. Система согласования — утверждения договоров

Система согласования — утверждения договоров нужна для того, чтобы договоры проходили все этапы согласования с подразделениями компании своевременно.

У каждого сотрудника, отвечающего за свой этап согласования, есть в главном меню пункт меню «Договоры с клиентами (утверждение, согласование)».

В этом пункте меню каждый из согласующих видит только те договоры, за согласование которых он отвечает, а так же видит приоритет, то есть важность (колонка «Важность»). Самые важные расположены сверху. Сотрудник заходит в этот список, видит по степени важности какой договор согласовать важнее и им занимается.

Важность определяется временем, в течение которого договор может находиться в этом состоянии.

Если сотрудник просрочил свой этап, то договор будет выделен черным цветом.

Выходные и праздничные дни при расчете степени важности не учитываются.

К примеру, у нас есть такая цепочка согласования договоров как на картинке. Настроим для нее систему согласования.

1. Для начала необходимо настроить маршрут прохождения договора.

«Выписано» → «На одобрение юристу» → «В работе у юриста» → «На согласование фин. директору» → «В работе у фин. директора» → «Утверждено».

Юрист может перевести договор из «В работе у юриста» → «Выписано», финансовый директор «В работе у фин. директора» → «Выписано».

В каждом из этих движений должна стоять точка, привязанная к соответствующей роли, а роли розданы сотрудникам. Тогда каждый из сотрудников будет видеть в «Договорах с клиентами (утверждение, согласование)» только те договоры, которые находятся в «его» состоянии: юрист — «На одобрение юристу», фин. директор — «На согласование фин. директору» и так далее.

2. Для всех согласовательных движений необходимо указать галочку «Маршрут утверждения документа».

Для этого с настроенного движения нужно перейти карточка → характеристики и поставить галочку «Маршрут утверждения документа».

Для движений вроде «В работе у фин. директора» — «Выписано», которые доступны ВСЕМ сотрудникам, такую галочку ставить не надо.

3. Теперь необходимо настроить для каждого этапа время, в течение которого договор может находиться на этом этапе.

Для этого переходим в Главное меню → Системные настройки → Настройка системы → Регламенты документооборота.

После прохождения договором процесса согласования с подразделениями компании, можно распечатать лист согласования договора. В нем будут отражены: история состояния договора, комментарии всех участников согласования и другая информация. Этот отчет поможет разобраться на какой стадии договор был больше всего просрочен, чтобы принять какие-то меры по устранению этой неприятности в будущем.

Теперь все сотрудники, согласовывающие документы, будут работать по степени важности, что позволит избежать просроченных контрактов.

Такую модель управления документами можно настроить не только в договорах, но и в других документах, которые проходят согласование.


|