Главное меню → Финансы → Управление затратами → Авансовые отчёты
Открываем главное меню и заносим новую запись.
Здесь контрагентом выбираем сотрудника, кому выдаем деньги. Указываем сумму и валюту. Если вы будете распечатывать отчет в бумажном виде и нужно чтобы здесь
был указан период — укажите его в поле «За период с … по …», «Дата выполнения» — до этой даты сотрудник должен отчитаться за деньги.
После сохранения нашего авансового отчета, переходим в «Закладки»,
выбираем ЗДС и заносим новый запрос.
Здесь ничего вручную указывать ненужно, все подставится автоматом. В «Дате платежа» можем указать, когда деньги сотрудник хочет получить, например, сегодня.
Переводим ЗДС в состояние «Запрошено». Дальше этот ЗДС попадает в очередь запрошенных, где его стандартным путем утверждают.
Оплачивается ЗДС в зависимости от способа оплаты:
Наличная оплата. Кассир выдает деньги из кассы финансовая операцией 50012 «Оплата запроса денежных сумм».
Безналичная оплата. ЗДС оплачивается автоматически системой загрузки банковской выписки, если у сотрудника:
- Занесен ИНН на карточке сотрудника.
- Занесен расчетный счет банковской карточки.
После того, как деньги выданы, ЗДС переходит в состояние «Оплачено», а «Авансовый отчет» в состояние «Выдано».
Теперь чтобы отчитаться по своему авансовому отчету сотрудник заносит новый ЗДС,
где указывает статью, сумму, дату платежа.
К этому ЗДС сотрудник привязывает чеки, другую отчетную документацию, чтобы согласующее руководство понимало, на что потрачены средства.
Далее запрос проходит вашу стандартную процедуру утверждения.
Как только запрос переходит в состояние «Утверждено» — он автоматически оплачивается, то есть деньги с авансового отчета списываются и ЗДС становится оплаченным.
Как видно на картинке ниже задолженность сотрудника по выданной сумме снижается.
«Сумма» — это сумма авансового отчета.
«Получено» — сколько было получено денег по этому отчету.
«Ост-к в подотчете» — за эту сумму сотрудник должен отчитаться.
«Сделать ЗДСов» — на какую сумму сотруднику еще нужно подготовить ЗДСов.
Аналогичным образом сотрудник заносит остальные ЗДСы по оставшейся сумме. Когда за все деньги отчитался, то авансовый отчет становится списанным и переходит в состояние «Закрыто».
Авансовый отчёт можно распечатать. В нём будут отображены данные по позициям ЗДС этого авансового отчёта, а также другая информация, связанная с ним.
⟵ 15.10. Настройка шаблонов запросов | 15.12. Приоритет запросов денежных сумм ⟶