В классификаторе для характеристики «Архив» настраиваем поле по-умолчанию на значение «Новый».
После чего закроем его для пользователей точкой. Теперь при занесении нового наименования, система будет указывать значение «Новый».
Как работает сам процесс можно почитать тут.