В классификаторе для характеристики «Архив» настраиваем поле по умолчанию на значение «Новый».
После чего закроем его для пользователей точкой. Теперь при занесении нового наименования, система будет указывать значение «Новый».
Как работает сам процесс можно почитать тут.