11.17. Инвентаризация склада

Проведение инвентаризации на складе состоит из нескольких этапов:

1. Создание сличительной ведомости;

2. Физический подсчет товара на складе;

3. Занесение фактического количества товара в сличительную ведомость;

4. Оформление документа «инвентаризация»;

5. Утверждение инвентаризации (может делать ГД, КД и главбух);

6. Списание/Прием товара.

1. Создание сличительной ведомости.

Создайте сличительную ведомость, в которой зафиксируется номенклатура и ее наличие на складе на момент создания ведомости. Для этого позиционируйтесь на нужном складе и запустите пункт «Инвентаризационная ведомость».

Система покажет текущие остатки на этом складе.

Далее, необходимо отметить пробелом те товарные позиции, которые необходимо посчитать.

Если вы хотите посчитать весь склад, то необходимо отметить пробелом все записи (сочетание Ctrl+A автоматически отметит все записи).

Откройте меню и запустите пункт «Создать документ». Далее, на вопрос «С каким количеством?» выберите с «Физическим». Откроется список типов документов. Выберите документ № 349 «Сличительная ведомость». Создайте новый, укажите требуемый склад, сохраните запись. Система наполнит созданный документ теми позициями, которые были отмечены пробелом и покажет этот документ на экране. Теперь вы можете напечатать инвентаризационную опись (находясь на документе «сличительная ведомость») и передать ее тому, кто будет проводить подсчет товара.

Затем вы посчитаете и укажете фактическое наличие (в бумажном варианте) в колонке «Фактическое наличие», эти данные необходимо перенести в электронную сличительную ведомость (ту самую, находясь на которой, вы печатали документ «Инвентаризационная опись»). Для этого, открываем сличительную ведомость, заходим в ее позиции, включаем режим редактирования данных в списке (для того, чтобы не нажимать «редактировать» на каждой позиции, а проставлять количество непосредственно из списка) и в колонке «Посчитано» указываем фактическое количество.

Если вы обнаружили на складе товар, которого нет в сличительной ведомости, то просто добавьте его руками с количеством 0.

В сличительной ведомости в колонке «Ожид. своб. ост.» показывается какой свободный остаток получится после выполнения инвентаризации. Программа подкрашивает желтым цветом отрицательный свободный остаток и красным цветом отрицательный физический остаток. Ожидаемый отрицательный остаток может быть в случаях, если посчитанное количество меньше количества резервов.

Например, в программе числится 100 штук втулок (артикул 132489) и резервов на 90 штук, то есть свободный остаток 10 штук. По факту на складе насчитали 20 штук и в колонке «Посчитано» указали значение 20. Получается, что ожидаемый свободный остаток будет -70 штук (ячейка будет подкрашена желтым цветом). Программа даст списать 80 штук — на складе будет физически 20 штук, а резервов 90 штук. После этого надо разбираться с резервами.

После того, как все фактические количества указаны, выходим из позиций и переводим сличительную ведомость в состояние «Посчитано». После чего внесение изменений в сличительную ведомость будет невозможно (если доступ не настроен иначе).

Теперь необходимо сформировать инвентаризацию. Это документ, в который попадут только те позиции из сличительной ведомости, у которых фактическое количество отличается от расчетного в сличительной ведомости. По документу «Инвентаризация» будет осуществляться приход (расход) товара на склад. Для оформления инвентаризации, находясь на сличительной ведомости, откройте в Закладках пункт «Инвентаризация».

И занесите новую запись.

В документе «Инвентаризация» выберите инвентаризируемый склад. Сохраните запись.

В документ автоматически добавятся товарные позиции в количестве, составляющем разницу между фактическим и расчетным количеством в сличительной ведомости. То есть позиции, по которым была недостача, будут разрешены к отдаче со склада (для дальнейшего списания), а те по которым обнаружен излишек, будут разрешены к приему на склад.

Укажите ГТД (при необходимости) для товарных позиций инвентаризации и проверьте цены, так как прием товара по инвентаризации влияет на себестоимость товара.

5. Утверждение инвентаризации.

Убедитесь, что в документе «Инвентаризация» все товарные позиции разрешены к приему или разрешены к отдаче с инвентаризируемого склада, после чего переведите документ «Инвентаризация» в состояние «Утверждено» и сохраните.

Теперь кладовщик соответствующего склада сможет осуществить прием и списание товара со склада.

Перед утверждением инвентаризации вы можете оценить ее сальдо, то есть разницу между стоимостью принимаемого товара и списываемого. Для этого, находясь в списке инвентаризаций, вызовите поиск, укажите номер вашей инвентаризации. В поиске перейдите на вкладку «Выборки и колонки» и поставьте галочку «Плановое сальдо», как показано ниже.

Система отразит сумму планового сальдо вашей инвентаризации, то есть того сальдо которое будет после проведения списания или приема товара. Разрешенные к приему товары учитываются в сальдо со знаком «плюс», разрешенные к отдаче со знаком «минус».

Имейте ввиду, что инвентаризация — это убытки (если списываем) или прибыль (если приходуем). И этот процесс отразится в отчете о прибылях и убытках.