Проведение инвентаризации на складе состоит из нескольких этапов:
1. Создание сличительной ведомости;
2. Физический подсчет товара на складе;
3. Занесение фактического количества товара в сличительную ведомость;
4. Оформление документа «инвентаризация»;
5. Утверждение инвентаризации (может делать ГД, КД и главбух);
6. Списание/Прием товара.
1. Создание сличительной ведомости.
Позиционируйтесь на нужном складе и запустите Меню → Инвентаризационная ведомость.
Система покажет текущие остатки на этом складе.
Отметьте пробелом товарные позиции, которые необходимо посчитать. Если нужно посчитать весь склад, отметьте пробелом все записи (Ctrl+A). Запустите Меню → Создать документ.
На вопрос «С каким количеством?» нажмите с «Физическим».
Откроется список типов документов. Выберите документ № 349 «Сличительная ведомость».
В открывшемся списке создайте новую запись. Выберите склад. Сохраните запись.
Система наполнит созданный документ позициями, которые были отмечены пробелом и покажет этот документ на экране.
Теперь можно напечатать инвентаризационную опись.
2. Физический подсчет товара на складе.
Товар подсчитывается на складе и в инвентаризационной описи указывается его фактическое наличие (в бумажном варианте) в колонке «Фактическое наличие».
3. Занесение фактического количества товара в сличительную ведомость.
Откройте сличительную ведомость (Главное меню → Склад → Сличительная ведомость).
Перейдите в Позиции, включите режим редактирования данных в списке (F4) и в колонке «Посчитано» укажите фактическое количество товара на складе.
Если на складе обнаружили товар, которого нет в сличительной ведомости, то просто добавьте его с количеством «0».
Затем проставьте фактическое количество этого товара, через (F4).
В колонке «Ожид. своб. ост.» показывается какой свободный остаток получится после выполнения инвентаризации.
Программа подкрашивает желтым цветом отрицательный свободный остаток и красным цветом отрицательный физический остаток. Ожидаемый отрицательный остаток может быть в случаях, если посчитанное количество меньше количества резервов.
Например, в программе числится 100 штук втулок (артикул 132489) и резервов на 90 штук, то есть свободный остаток 10 штук. По факту на складе насчитали 20 штук и в колонке «Посчитано» указали значение 20. Получается, что ожидаемый свободный остаток будет -70 штук (ячейка будет подкрашена желтым цветом). Программа даст списать 80 штук — на складе будет физически 20 штук, а резервов 90 штук. После этого надо разбираться с резервами.
После указания фактического количества товара, находясь на сличительной ведомости, нажмите корректировать запись (F2). Затем нажмите на «Состояние» и выберите «Посчитано», в поле «Остаток на» укажите дату и время проведения инвентаризации. Сохраните запись.
После этого внесение изменений в сличительную ведомость невозможно (если доступ не настроен иначе).
4. Оформление документа «Инвентаризация».
Далее формируется документ «Инвентаризация». В этот документ попадают только те позиции, у которых фактическое количество отличается от расчетного в сличительной ведомости.
Находясь на сличительной ведомости (Главное меню → Склад → Сличительная ведомость), перейдите в «Закладки» и выберите пункт «Инвентаризация».
Занесите новую запись. Выберите склад. Сохраните запись.
В документ автоматически добавятся товарные позиции в количестве, составляющем разницу между фактическим и расчетным количеством в сличительной ведомости. То есть, в колонке «Кол-во» будет разница между колонками «Остаток по складу в программе» и «Посчитано».
Те позиции, по которым была недостача, будут «Разрешены к отдаче» со склада, а те, по которым обнаружен излишек, будут «Разрешены к приему».
При необходимости укажите ГТД. Проверьте цены, так как прием товара по инвентаризации влияет на себестоимость товара.
5. Утверждение инвентаризации.
Проверьте, чтобы все позиции в «Инвентаризации» были в состоянии «Разрешено к приему» или «Разрешено к отдаче».
Находясь на «Инвентаризации», нажмите корректировать запись (F2). Затем нажмите на «Состояние» и выберите «Утверждено». Сохраните запись.
Теперь кладовщик соответствующего склада сможет осуществить прием и списание товара со склада.
Перед утверждением инвентаризации можно оценить ее сальдо, то есть разницу между стоимостью принимаемого товара и списываемого. Для этого, находясь в списке инвентаризаций, вызовите поиск, укажите номер вашей инвентаризации. В поиске перейдите на вкладку «Выборки и колонки» и поставьте галочку «Плановое сальдо», как показано ниже.
Система отразит сумму планового сальдо инвентаризации, то есть того сальдо которое будет после проведения списания или приема товара. Разрешенные к приему товары учитываются в сальдо со знаком «плюс», разрешенные к отдаче со знаком «минус».
Имейте ввиду, что инвентаризация — это убытки (если списываем) или прибыль (если приходуем). И этот процесс отразится в отчете о прибылях и убытках.