Стань эффективнее
+7 (495) 545 41 02


Автоматизация документооборота

Используя AVA ERP вы получите возможность автоматизировать все необходимые бизнес-процессы вашей компании, и, как следствие, весь документооборот. Таким образом, формирование документов будет неразрывно связано с логистикой, финансами и другими бизнес-процессами. Вы получите не просто документы в базе данных, а полноценную причинно-следственную связь «процесс-документ».

Качественная автоматизация документооборота — это не только и не столько возможность автоматически формировать бумажные документы, сколько возможность от них отказаться. Зачастую, больше половины документов компании составляют исключительно документы внутреннего пользования (заявки, справки, служебные записки и т.д.), которые необходимо создавать и учитывать в электронном виде.


Совершенно очевидно, что сделать управление документооборотом полностью электронным невозможно, поскольку существует ряд документов, формирование которых является обязательным. Это документы, так или иначе связанные с внешними контрагентами, такие как договора, счета-фактуры, накладные и др. 


Что значит автоматизация таких документов?

Это означает, что программа должна формировать эти документы так, чтобы их не надо было после этого править вручную. Например договор, в котором должны быть не только родительные падежи фамилий ответственных лиц, но и родительные падежи их должностей. Еще больше трудностей с автоматизацией счета-фактуры, в частности с ГТД. Для того, чтобы ГТД в счет-фактуру попадала автоматически система должна обеспечивать полноценный сквозной учет товара таким образом, чтобы отгрузив 3 единицы одного и того же товара система разбила этот товар на 3 записи с разными ГТД, если реально этот товар был куплен у трех разных поставщиков с разными ГТД.


Система автоматизации документооборота в рамках AVA ERP автоматизирует не только внутренний документооборот, но всю деловую переписку ваших сотрудников с вашими контрагентами. Всю eMail переписку ваших сотрудников с внешними контрагентами система будет хранить в базе данных. При этом совершенно не важно, какими eMail клиентами пользуются ваши сотрудники. Система интегрирована непосредственно с почтовыми серверами, откуда забирает все электронные сообщения. Каждое сообщение система автоматически свяжет с клиентом и даже проектом.


Отсутствие отлаженной системы автоматизации документооборота значительно снижает производительность труда сотрудников компании. Любая сделка, бизнес-процесс — это связанная логическая цепочка документов. Одни документы должны автоматически формироваться на основании других, без необходимости заносить все данные на каждом этапе снова. На составление договора при помощи подручных средств сотрудник потратит значительное количество времени, которое можно смело считать потерянным. В то же время, при ручном составлении документов, избежать ошибок практически никогда не удается.


Еще больше проблем возникает на стыке подразделений, когда один и тот же документ должен переходить из зоны ответственности одного отдела в зону ответственности другого.


AVA ERP — это не только возможность быстро формировать необходимые документы, но возможность хранить в базе данных изображения физических документов, на которых стоят подписи и печати, а также иметь возможность ограничения доступа пользователей к удалению и изменению этих документов.


Отсутствие единого электронного хранилища документов порождает массу проблем, когда возникает необходимость быстро найти требуемый документ.


Но и это еще не все. Документооборот можно назвать полноценным только в том случае, если вы имеете возможность любой документ, формируемый автоматически, конвертировать в общедоступные форматы данных, такие как PDF, DOC, XLS, JPG и др., с тем, чтобы иметь возможность отправки любого документа по eMail. В противном случае, вам не избавиться от отправки этих документов по факсу. Эти и другие задачи с успехом решаются при помощи системы автоматизации документооборота AVA ERP.


Гибкость и настраиваемость решений AVA ERP позволят вам:

1. Настраивать новые виды документов
2. Настраивать маршруты документов
автоматизация документооборота
3. Оповещать пользователей о нахождении документа в определенной точке маршрута
4. Ограничивать доступ определенных пользователей при нахождении документа в определенной точке маршрута
автоматизация документооборота,система автоматизации документооборота
5. Настраивать печатные формы (шаблоны) документов, пользуясь встроенным редактором шаблонов документов последнего поколения
автоматизация документооборота,программа автоматизации документооборота
6. Контролировать версионность файлов и документов
7. Хранить в базе данных любые внешние документы
8. Выделять цветами документы в определенных состояниях
система автоматизации документооборота, программа документооборота

Другие возможности AVA ERP.