Какую функциональность требовать от ERP

- У вас есть такой же, но с перламутровыми пуговицами?
- нет.
- понял, будем искать.
цитата из к\ф «Бриллиантовая рука»

ERP система, как и любой другой продукт, должна иметь свои потребительские характеристики, и вы эти характеристики должны четко себе представлять. Прежде чем приступить к выбору решения необходимо однозначно себе представлять, что должна уметь делать выбираемая система. Не забывайте, что требования необходимо закладывать с учетом роста компании, поэтому какие-то требования не нужны сегодня, но могут пригодиться завтра.

Перечень требований, которые я предлагаю в этой статье я опубликовал на одном из IT-форумов некоторое время назад, чтобы посмотреть, как на него отреагируют профессиональные участники рынка. В целом реакция была положительной, поэтому теперь я могу предложить их и читателям. Были и отрицательные реакции, где участники утверждали, что эти требования завышены, но доказать это не смогли. Истерика конкурентов.

Думаю, что внедрение ERP пройдет менее болезненно, если вы заранее убедитесь, что система умеет уже сегодня, а что необходимо разрабатывать, а значит рисковать. Уровень соответствия продукта вашим ожиданиям должен быть главным критерием при выборе erp системы. Чем больше система соответствует вашим требованиям сейчас, тем меньше ваши риски неудачного внедрения

Я не утверждаю, что это абсолютный эталон требований, но каждый может его взять и сделать на его основе свой собственный перечень требований, с которым приступать к выбору решения. Ведь всегда легче взять что-то готовое и изменить под себя, чем делать все «с нуля». Вот мой перечень требований:

Нескольких «своих» компаний

Привязка всех документов и процессов к своим компаниям

Нумерация счетов-фактур, приказов и других документов отдельно по каждой «нашей» компании.

Упрощенная система налогообложения.

Отчетность в разрезе компании.

Работа с клиентами

Организация схемы Клиент — несколько юр лиц. Контроль взаиморасчетов в разрезе клиента в целом.

ABC и XYZ категоризация клиентов.

Настройка скидок в зависимости от категории клиента.

Просмотр всех счетов, накладных, платежей, договоров и др. документов по клиенту непосредственно с его карточки.

Контроль над активностью клиента.

Закрепление менеджера за клиентом. Регулирование доступа менеджеров к своим клиентам, счетам и другим документам.

Формирование прайс-листа.

Учет ребейтов.

Установка и контроль лимита дебиторской задолженности клиенту.

Подарки клиентам.

Организация распродаж, акций.

Отгрузка товара на реализацию.

Настройка управленческих выборок по клиентам.

Работа с поставщиками

Фиксирование плановых сроков поставки по каждому поставщику и группе товаров.

Организация цепочек поставок и их сквозной контроль.

Учет затрат на поставку и включение их в себестоимость.

Поставки «под заказ».

Учет ГТД.

Планирование платежей поставщикам.

Учет кредитов от поставщика.

Планирование потребностей в закупках.

Учет входящих документов.

Выбор лучшего поставщика.

Резервирование товаров в поставках.

Оптимизация сроков поставки.

Импорт прайс-листов поставщиков.

Управление договорами

Формирование и ведение базы договоров с клиентами, поставщиками и подрядчиками.

Процедура согласований и утверждений договоров.

Формирование текстов договоров на базе шаблонов.

Хранение отсканированного договора и других файлов в базе данных.

Контроль сроков окончания договоров.

Типизация договоров.

Маршруты согласований договоров.

Уровни финансовых полномочий сотрудников на подписание договоров.

Классификатор товаров и услуг

Возможность организации древовидной структуры.

Просмотр текущей скользящей себестоимости товара и истории ее изменения.

Просмотр остатков, плановых поставок, логистических резервов с карточки товара.

Ограничение доступа пользователей на просмотр себестоимости и другой информации по товару.

Настройка аналогов, аксессуаров, совместимости и других взаимосвязей товарных позиций.

Хранение в базе данных изображения товара, инструкций и других файлов.

Просмотр истории движения товара по складу и истории остатка.

Поиск документов по товару.

Ценообразование

Автоматический расчет средневзвешенной себестоимости при приходе товара на склад.

Включение в себестоимость прямых затрат на поставку.

Настройка валюты себестоимости.

Ожидаемая себестоимость.

Ручная коррекция себестоимости.

Возможность настройки различных сценариев зависимости отпускной цены от себестоимости, для разных групп товаров.

Настройка полномочий по минимально возможным ценам (или максимальным скидкам) для разных пользователей.

Настройка рекомендуемых скидок по клиентам, категориям клиентов, товарам, группам товаров, срокам, скидок от количества и др. параметрам.

Сквозной учет товара

Учет партий, серий, серийных номеров.

Визуальное отслеживание истории партии, изделия.

Документооборот

Электронные документы и их маршруты.

Правильное отражение ГТД в счетах-фактурах при разных партиях товара.

Формирование таких документов как счет, счет-фактура, акт выполненных работ, торг-12, доверенность, акт сверки, ТТН, договор, приказы по кадрам и др. документов.

Учет возврата первичных документов.

Электронное согласование и маршруты документов.

Возможность настройки и коррекции шаблонов документов.

Выгрузка любого документа в такие форматы как pdf, xls, doc, open office и др.

Хранение в базе данных исходных документов, отсканированных документов, файлов.

Склад

Учет серийных номеров изделий, история серийного номера.

Внесение в базу серийных номеров через сканер штрих-кода.

Резервирование товар на складе.

Возможность частичной отгрузки товара.

История движения товара по складу.

Подбор товара на складе.

Ожидаемые приходы и отгрузки.

Учет товара на полках.

Перемещение товара между складами.

Доступ пользователей

Настройка функциональных ролей пользователей.

Привязка ролей к штатному расписанию.

Ограничение доступа пользователей к процессам и объектам системы.

Возможность ограничения доступа пользователей к документам в процессе движения процесса.

Ограничение доступа кладовщиков только к «своему» складу.

Ограничение доступа кассиров только к «своей» кассе.

Ограничение доступа к документам по подразделениям и клиентам.

Управление кадрами

Настройка структуры подразделений компании.

Настройка штатного расписания компании

Прием, увольнение сотрудников.

Приказы и трудовые договоры

Расчет зарплаты

Премии/штрафы

Командировки

Учет образования

Затраты предприятия.

Структура статей затрат.

Маршруты согласований заявок на затраты.

Планирование платежей.

Уровни финансовых полномочий сотрудников на подписание заявок.

Начисление затрат.

Бюджетирование затрат.

Учет основных средств и закрепление их за сотрудниками.

Управление финансами

Стандартные отчеты о прибылях и убытках, движении денежных средств, баланс.

Отдельно показатели по задолженности поставщиков перед нами, нашей перед ними и итоговой. То же самое с клиентами.

Анализ значений показателей отчетности в разрезе сделок, клиентов, менеджеров, товаров, товарных групп, «наших» фирм.

История показателей за прошедшие периоды, например история выручки за год по месяцам.

Встроенные инструменты для настройки новых показателей.

Возможность получения финансовых отчетов в разных валютах.

Конвертация валюты.

Многовалютность учета и финансовой отчетности.

Банковские кредиты и овердрафты.

Оформление займов у «своих» фирм.

Неопознанные платежи.

Налоговые компенсации.

Внереализационные доходы.

Открытие и закрытие «своих» компаний и расчетных счетов.

Интеграция с клиент-банком.

Управление проектами.

Маршрут проекта. Согласование, утверждение, архивирование и т.д

Плановые показатели проекта.

Управление задачами проекта, план проекта.

Привязка к проектам любых бизнес-процессов системы.

Финансовый анализ проекта.

Хранение в базе всей документации по проекту.

Диаграмма Ганта по проекту.

Производство.

Формирование структуры изделия.

Автоматический расчет себестоимости изделия.

Формирование сводной потребности в производимых изделиях.

Формирование и диспетчеризация сменных заданий.

Маршрут изделия.

Определение и формирование потребностей в материалах.

Производство «под заказ».

Серийное производство.

А теперь возьмите этот перечень и добавьте в него то, чего, по вашему мнению, в нем не хватает. Имея на руках такой список, можете смело приступать к  выбору и тестированию ERP-системы, во время которого делайте пометки по каждому требованию.

Попов Александр
popov@avasystems.ru
Другие статьи автора