Стань эффективнее
+7 (495) 545 41 02


Как сэкономить на внедрении ERP системы

Автоматизация бизнеса — удовольствие дорогостоящее. По крайней мере, так принято считать. Так ли это на самом деле, это «еще бабушка надвое сказала» и в этой статье мы в этом попробуем разобраться. А для начала, представьте себе страшную картину — вы приходите в магазин за стиральной машиной. А вам говорят: «Сейчас мы проведем обследование вашей квартиры, затем проведем вам консалтинг о правильной стирке, и уже затем наши умельцы специально для вас соберут стиральную машину непосредственно у вас квартире». В страшном сне не приснится. Да еще и если учесть, что вне зависимости от результатов исследования и консалтинга, вы получите ту же самую стиральную машину, что и все до вас. Слава всевышнему, что можно просто прийти и купить стиральную машину, да еще и за разумные деньги. Конечно, бывает «эксклюзив с золотым барабаном», но у богатых свои причуды, и я совсем не о них в этой статье.

Сначала пару слов о ситуации, из-за которой я вообще решил эту статью написать. Я рыбалку обожаю. Чтобы не надоело, рыбачу раз в год, но основательно. Каждый раз тщательно готовлюсь к поездке. В магазине. Вот и в этот раз пришел в магазин, чтобы подкупить блесен там, ну и всего такого. Продавец такой попался неразговорчивый, на жизнь как будто обиженный, что ли. Разговорились. Оказалось, что лет 10 назад он был «о-го-го», ездил на такси, деньги были, бары, рестораны, все такое. Занимался инсталляцией и настройкой домашних кинотеатров. Ну а теперь вот продавцом в «рыбном» магазине. Я спрашиваю: «Как так произошло»? «А никаких инструкций не было, вот такие умельцы, как я, все знали, было нас мало, каждый на вес золота, поэтому и стоило дорого. Клиенты в очереди стояли» — говорит несчастный продавец. Вот так все было просто и удивительно 10 лет назад, во что сейчас даже верится с трудом. Он даже институт бросил. А зачем институт? И так денег полно, чего глупостями заниматься в этих институтах? Теперь вот продавцом в «рыбном» магазине трудится, на работу все больше на метро ездит...Времена поменялись, однако. Просто в один прекрасный момент производители домашних кинотеатров поняли, что сделать домашние кинотеатры доступными и массовыми можно только одним способом. Избавиться от таких вот умельцев, потому что в противном случае это так и останется доступным только избранным. Избавиться при помощи качественных и простых инструкций, при помощи создания готовых решений, которые не нужно при помощи топора и напильника приводить в «нужную кондицию». И избавились. Теперь домашние кинотеатры куда доступнее, чем годков этак десять назад. И чтобы его поставить и настроить, уже никому платить не надо. Даже пенсионерка разберется, воткнул в розетку, сделал кое какие настройки и наслаждайся качественным видео и звуком. Насчет пенсионерки, я может и «загнул», но, надеюсь, вы меня поняли правильно.

Что-то мне подсказывает, что и с ERP-системами можно что-то подобное провернуть. Ну, по крайней мере, для небольших предприятий-то точно.

Или вот, например, автомобиль. Никому ведь не приходит в голову покупать груду запчастей, а затем платить деньги всяким «кулибиным», чтобы они эти запчасти превратили в «нечто на колесах». Мы покупаем готовый автомобиль, который едет. Да, можно подрегулировать кресла, рулевую колонку, климат-контроль, в конце концов. Самостоятельно подрегулировать, по инструкции, а не в сервис ехать. Но главное, что автомобиль готов и он едет уже сразу.

Что же происходит на рынке ERP? Иногда мне кажется, что это один из самых неразвитых в этом смысле рынков. Вы хотите купить ERP-систему, а продают вам черный ящик, над которым потом за ваши деньги колдуют год-другой, перекрестясь, в надежде, что что-нибудь да выйдет. Вы через плечо «умельцев» заглядываете в процесс, а вам говорят «сейчас-сейчас», и смахивают холодный пот со лба дрожащими руками, потому что «бог его знает, чем это закончится». А в реальности это вот та самая груда запчастей, да еще и от разных автомобилей. Поэтому и руки трясутся. И вот через год вы получаете «нечто», что потом еще пару лет за ваши же деньги доводят до ума. Одно дело, если за ваши деньги делают какие-то ваши индивидуальные «хотелки», но ведь в большинстве-то случаев просто колеса прикручивают. А потом, когда вы хотите просто подвинуть кресло в автомобиле, вам опять нужно платить деньги, потому что только «избранным» известно, как это делать.

Не хотите такого сценария? Тогда нужно усвоить несколько правил:

  1. Не покупайте кота в мешке. Производитель должен вам дать максимум информации о функциональных возможностях системы. И не просто в виде красочного буклета, где написано, что «мы можем это, вот это и еще много-много чего, а вы будете просто счастливы, когда купите наш продукт и дела у вас пойдут как на том графике в нашем рекламном буклете». Все функциональные возможности системы должны быть формально описаны и подкреплены инструкциями, где должно быть написано, как конкретно это делается.
  2. Определитесь, что вы хотите. Я тут недавно у одного из заказчиков поинтересовался задачами, которые он хотел бы решить. Ответ был гениальным — «Хочу наладить управленческий учет». Определяйтесь конкретнее, расписывайте детальнее свои требования. Пример требований к ERP-системе можно взять здесь.
  3. Пробуйте. Постарайтесь получить возможность попробовать систему, которой заинтересовались. И не просто «потыкать кнопки», а например, пройти как можно больше цепочек конкретных бизнес-процессов и убедиться что работает, а что «не очень». Как подходить к процессу тестирования можно почитать в этой статье. Если вы договорились о проведении презентации, то вооружитесь списком функциональных требований и приготовьтесь к тому, что вам всю презентацию будут пытаться пустить пыль в глаза. О том, как этого избежать, вы можете почитать в моей статье «Как не дать себя обмануть на презентации ERP-системы»
  4. Изучите инструкции. Попросите производителя предоставить вам инструкции для администрирования системы и инструкции для пользователей. В этой части, как правило, у производителей огромные проблемы. Ну и конечно это большое поле для возможности зарабатывать деньги на обучении ваших пользователей. Поэтому возьмите эти инструкции и поработайте в тестовой системе по ним. Постарайтесь понять, насколько они применимы в реальной жизни и насколько они понятны. И если вам с серьезным видом будут рассказывать о том, что «мы в каждом случае разрабатываем отдельные инструкции», то предлагаю вам еще раз перечитать первый абзац статьи. Чушь полнейшая. Нет инструкций — готовьте деньги.
  5. Готовность и еще раз готовность. Чем больше продукт готов к эксплуатации «здесь и сейчас», тем меньше он вам будет стоить в результате. Вы должны стараться купить не продукт, который «потенциально» все может, потому что так сказано в том красочном буклете, а продукт, который «уже сейчас» многое может. Поэтому, когда будете смотреть продукт, просите показывать продукт не абстрактно, а конкретно. Например, как работает система управления затратами, поставками, продажами и т.д. Не надо слушать рассказы продавца о том «как космические корабли бороздят просторы вселенной». Вот конкретно, с чего и кто начинает, что происходит дальше, и чем все заканчивается. Таким образом, вы сможете понять, какие готовые инструменты есть в системе. Потому что лучше пользоваться каким-то готовым инструментом, и, возможно, в чем-то себя немного ограничить, но в 10 раз дешевле, чем сделанным «под себя», но в 10 раз дороже.
  6. Не боги горшки обжигают. Любое внедрение ERP — это не только и не столько консалтинг, сколько уйма рутинной работы по настройке системы. Работу эту делают обычные люди. Да, они не боги, просто они знают, как это делать, да и то не всегда. Потому что даже у них может не быть инструкций, как это ни странно. И вот эту работу лучше делать самостоятельно. Если есть инструкции, конечно. Не бойтесь самостоятельно настраивать продукт. Если есть качественные инструкции, вы справитесь. И в дальнейшем будете более независимы от производителя.

Недавно на одном крупном предприятии меня спросили, сколько мне нужно человек, чтобы автоматизировать это предприятие. Я соврал. Сказал, что пять. На что клиент очень удивился, что это вообще возможно силами пяти человек. Видимо до меня ему кто-то «впаривал» группу из 20 «консультантов». В реальности и трех хватило бы, но меня бы приняли за безумца, потому что автоматизировать предприятие, где трудится 2000 человек силами трех человек «не круто».

Так и будут ERP-системы дорогим эксклюзивом, пока их внедрением на каждом предприятии занимается целая толпа «консультантов», их же кормить надо. Кстати, зачастую, компания, поставляющая и внедряющая решение, в половине случаев использует «зеленых» консультантов. «Ты иди, голубчик на проект, а там разберемся» — «так я же у вас только месяц работаю» — «Да ладно, главное ввязаться, а там уж как-нибудь» — говорит ему руководство. То есть на вашем проекте они просто обучаются. За ваши деньги, конечно. Да ладно, чего уж там «консультантов». Консультантов в реальности немного, в основном настройщики, у которых стиль работы такой — «вы скажите, что вам надо и я настрою». Или так вот: «а как у вас сейчас это работает?».

Я вот автоматизацией бизнеса занимаюсь уже 10 лет, и только сейчас могу скромно себя назвать консультантом. Да и то не всегда, потому что знаю только то, что знаю. Поэтому и не берусь за все подряд.

Так что требуйте (да, именно требуйте. Сейчас время такое, что клиент диктует условия) максимально готовые решения, подкрепленные хорошими инструкциями, максимально открытые для самостоятельного внедрения и экономьте, таким образом, на внедрении и обучении, беря на себя максимум рутинных работ. Уверен, вы эти работы сделаете не хуже «консультантов».

Продавца этого из магазина мне, конечно, жаль. Но это жизнь. Институт, наверное, бросил зря. Глядишь, может неплохой инженер бы из него вышел.

Попов Александр
Другие статьи автора