Стань эффективнее
+7 (495) 545 41 02


С чего начать и что выбрать

Этим материалом я начинаю цикл статей, посвященных технологиям и алгоритмам выбора и внедрения ERP-систем. Эту статью можно рассматривать как введение.

Как выбрать ERP-решение? Какие вопросы нужно задавать представителям erp-компаний (и на какие вопросы вы вправе получить полные и исчерпывающие ответы), как не дать ввести себя в заблуждение при проведении презентации ERP-решения? Как довести внедрение erp-системы до логического завершения?

На эти и другие вопросы я постараюсь ответить в этой статье. В ней речь пойдет о фундаментальных возможностях, которым, на мой взгляд, должны удовлетворять ERP-решения для малого и среднего бизнеса — сегмента СМБ.


Рассматривать крупный бизнес я в этой статье не буду, поскольку крупные предприятия обычно имеют в штате высококвалифицированных специалистов, способных оценить существующие на рынке системы, «примерить» их к существующей на предприятии инфраструктуре и провести тендер, в условиях которого уже четко прописаны параметры будущей системы. Или же вообще для выбора ERP-решения нанимается консалтинговая компания.

Если говорить в среднем, то количество «проваленных» ИТ-проектов в России сегодня около четверти от общего их числа. Но думаю, что я не ошибусь, если назову ERP-внедрения одними из самых провальных, и здесь уже процент успешных внедрений не превышает 15-20%. Почему проекты по автоматизации бизнеса проваливаются?


  • Отсутствие четкой цели внедрения.
  • Попросту плохая ERP-система.
  • Низкая квалификация специалистов, внедряющих решение.
  • Недостаточный административный ресурс со стороны заказчика.

Уверен, что в улучшении этой ситуации заинтересованы как возможные заказчики внедрения, не желающие платить свои деньги за пустые обещания, так и ИТ-компании, уставшие стыдливо прятать почти дописанные «истории успеха» в стол. Поэтому моя цель — максимально расширить знания потенциальных заказчиков ERP-систем, тогда риск неудачи при внедрении значительно снизится. В этой статье мы поговорим о выборе решения, а именно о том, как снизить количество ошибок при выборе ERP-решения. В статье я сформулирую минимальные, на мой взгляд, функциональные требования, наличие которых позволит заказчику быть уверенным, что функциональный фундамент системы достаточно прочен, и потенциально система в состоянии решать многие задачи. В следующей статье мы поговорим о том, как тестировать заявленные функциональные возможности, чтобы вы могли обезопасить себя от обмана во время проведения презентации.


Попробуйте найти в интернете какие-либо полезные материалы по вопросу выбора ERP-систем. Я посетил не один интернет-форум, посвященный ERP-технологиям. 99% всех обсуждений — не более чем склоки между представителями различных erp-компаний, зачастую пронизанные такой откровенной глупостью, что кажется, их авторы никогда не участвовали в реальном проекте по внедрению ERP-системы. Чего я так и не нашел это конкретных ответов на вопросы «Как выбрать ERP-систему?». И хотя такие вопросы звучат повсеместно, их авторы в качестве ответов получают сплошные ссылки на сайты тех, кто занимается внедрением, «а вот посмотрите нашу систему», «наша система вам точно подойдет» и т.д. Как будто, руководители компаний могут потратить месяц-другой на то, чтобы внимательно изучить предложения 20-30 ИТ-компаний и выявить зерно истины в бесконечных обещаниях невероятного счастья сразу после внедрения. Руководители компаний — люди достаточно занятые, не обладающие изобилием свободного времени. Итак, найти источник, где бы в сжатой форме были сформулированы основные функциональные возможности качественной ERP-системы, мне не удалось, поэтому в этой статье я попытаюсь прояснить ситуацию и предложить читателям свое видение того, по каким критериям стоит проводить выбор ERP-решения.


Первое, что необходимо сделать еще до начала поиска ERP-системы — совершенно четко ответить себе на вопрос «Зачем мне это?». Иными словами четко сформулировать цель, которую необходимо достичь. Так, чтобы при приеме системы от поставщика банально поставить в «галочки»: это решено, это решено, а это — нет. Вы должны четко представлять себе, какие именно прикладные «болячки» должны быть устранены.


Конечно, есть целый ряд функциональных возможностей, которые обязательно должны быть в ERP-системе, иначе внедрение не даст должного результата, и на этих возможностях мы остановимся ниже. Но кроме стандартных возможностей система должна уметь решать и те задачи, которые присущи именно вашей компании и настройка (а в большинстве случаев, чего уж греха-то таить, разработка) таких возможностей, как правило, занимает большую часть времени проекта. И если представители erp-компании пытаются вас убедить, что нужно перестраивать бизнес под ERP-систему, то это глупость, потому что для максимального эффекта ERP-система должна впитать в себя все лучшее, что есть в бизнесе, плюс дать бизнесу все лучшее, что в ней уже есть.

И так, вы решили, что в вашей компании пора внедрять ERP-систему. Вы совершенно четко ответили на вопрос «Для чего?». Что еще нужно знать о ERP-системах?

Кто выбирает ERP-систему?

Не нужно бояться ERP-систем и считать, что это что-то очень сложное. Ни в коем случае нельзя доверять выбор ERP-системы только системным администраторам, или только руководителям служб продаж и т.д. Каждый из них будет выбирать систему исключительно по тем критериям, которые интересуют, в первую очередь, его самого. Причем требования каждого могут противоречить друг другу. В то время как ERP-система должна отвечать требованиям всего бизнеса в целом. Поэтому выбор ERP-системы — это задача если не первого лица компании (а в малом и среднем бизнесе только первого лица), то, по крайней мере, одного из первых лиц. Только руководитель (или топ-менеджер) компании может однозначно и непротиворечиво сформулировать задачи и цели. Многие руководители говорят «Я в этом ничего не понимаю». В чем? ERP-система — это отражение вашего бизнеса, ее структура должна быть понятной человеку, знающему законы своего бизнеса (а отнюдь не рынка информационных технологий). Выбирая автомобиль, мы, может быть, и не знаем, как в деталях там все устроено, и, тем не менее, к выбору автомобиля мы подходим во всеоружии, точно зная, какими характеристиками он должен обладать, сколько должен стоить и т.д., причем не боимся этого выбора. Также нужно подходить и к выбору ERP-системы, т.е. четко зная, каким требованиям она должна удовлетворять и какими функциональными возможностями должна обладать. И не стесняйтесь формулировать эти требования простым, понятным языком. И ответов, кстати, требуйте на этом же языке.

ERP-система: для кого?

Система должна быть устроена просто и очевидно, ведь работать с ней предстоит вашим сотрудникам, которые «в этом» понимают еще меньше вас. Таким образом, если ERP-система не понятна и не очевидна, то это уже повод задуматься. Когда вы едете на автомобиле и вам нужно повернуть направо, вы просто поворачиваете руль в правую сторону, и вам не важно, что при этом происходит «внутри». Также и работа в программе не должна обременять пользователя непонятными ему терминами и понятиями, бесконечными галочками и кнопками. Простота в эксплуатации существенно облегчает процесс обучения пользователей.

Цель внедрения

Вы должны четко себе представлять цель проекта внедрения. Цель должна быть не расплывчатой, а совершенно четкой. Целью не может являться «оптимизация бизнес-процессов», «улучшение деятельности компании» и т.д. Такие цели нельзя «пощупать», поэтому после запуска системы не возможно будет понять достигнуты цели или нет. Вы должны однозначно и четко представлять себе, какие именно задачи должны быть решены по итогам внедрения и эти задачи четко сформулировать. Я каждый проект начинаю именно с того, что спрашиваю заказчика, какие именно задачи он собирается решить, почему его не устраивает текущая информационная система и что именно не устраивает. Конкретно!

ERP-система — инструмент для повышения эффективности

ERP-система — это, в первую очередь, инструмент для повышения эффективности работы предприятия. Компания должна стать лучше. А за счет чего она станет лучше? Сама по себе ERP-система не улучшит ваше предприятие. Его могут сделать лучше только методики. А вот заложены они в ERP-систему или нет — это большой вопрос.

Что значит «лучше»? А это значит что должен улучшиться целый ряд показателей предприятия. Запасы должны снизится. Скорость выхода продукции должна повыситься. Удовлетворение спроса должно увеличиться. Процент выполнения заказов точно в срок должно увеличится. Эти показатели легко «пощупать» и измерить. Вот в этом и нужно измерять внедрение ERP-системы. Но просто внедрение такой системы никак не повлияет на эти показатели. В России тысячи предприятий внедрили ERP. И что? Запасы как были заоблачными, так и остались. Заказы как выполнялись с дикой просрочкой, так и выполняются. А потому что эти вопросы решаются методиками. Если их в ERP-системе нет, то внедрение принесет только убытки и компания станет менее эффективна, чем она была до внедрения. Потому что ERP-система — это расходы. Все останется, как есть, а расходы вырастут. Где тут эффективность?

Отчетность

Система должна давать полноценные отчеты о деятельности компании, которыми являются, например «Прибыли и убытки», «Движение денежных средств», «Баланс». Если эти отчеты будут отражать реальную картину положения дел, то вы без труда разберетесь в проблемах компании, и будете иметь возможность влиять на ситуацию. И если во время презентации вам будут говорить, что в демо-версии эти отчеты просто не настроены, не верьте. Если в системе они есть, их будут показывать в первую очередь. Отчеты обязаны предоставлять не только цифры, но и инструменты для их анализа. Анализировать цифры отчетов можно по-разному и, я не буду здесь заострять на этом внимание. Главное, чтобы вы имели возможность все цифры проверить непосредственно из отчета, т.е. каждую цифру детализировать вплоть до первичных данных непосредственно из отчета. Иначе вы не будете уверены в достоверности данных. Отчетность должна быть прозрачной.

Важно не только знать показатели деятельности, но и иметь возможность анализировать их динамику и структуру.

Какой смысл в значении дебиторской задолженности, если вы не знаете, какие клиенты и по каким сделкам ее сформировали? Значит, система должна позволять детализировать все цифры в различных разрезах.



Оперативное управление

Я рассказал о финансовой отчетности, теперь речь пойдет о конкретных инструментах оперативного управления. Оперативная отчетность должна позволять проводить мониторинг бизнес-процессов. Простой пример — ваш клиент заказал у вас товар. Вы осуществляете ему поставку под заказ. В рамках этой поставки существует масса параметров, которые вам нужно контролировать и принимать незамедлительные меры по исправлению ситуации, в случае, если что-то пойдет не так. Для того чтобы вовремя поставить товар клиенту, необходимо, чтобы ваши логисты вовремя заказали его у поставщика, поставщик вовремя выставил вам счет, вы его вовремя оплатили, поставщик вам вовремя отправил груз и т.д. И все эти параметры необходимо постоянно отслеживать, в противном случае проблем не избежать. И именно ERP-система должна позволять вам это делать. Имея такие возможности, вы сможете постоянно улучшать качество работы своей компании.

А как контролировать, что все выполняется в срок? А если у вас сотни заказов и тысячи наименований? Что, вы будете лазить по каждому заказу и оценивать, все ли там в порядке? Вот для этого и нужны методики!

Система должна включать в себя методы мониторинга ситуации и давать всем четкий и ясный ответ, где у нас проблемы и куда нужно вмешаться руководству, чтобы ситуацию поправить.

Если таких инструментов нет, то ежедневные летучки, планерки и совещания. Которые никак на ситуацию не влияют, кстати.



Вот, например, один из инструментов контроля над ситуацией в закупках. Если в этом списке есть записи с «черным» приоритетом, то руководству отдела закупок есть куда вмешаться. Причем для этого не нужно никаких совещаний. Все видно. И ясно, что интересоваться надо не всем подряд, а только конкретными вещами и не тратить свое время на выяснение всего подряд.


Управление закупками и запасами по Теории Ограничений

А вот аналогичный инструмент, но уже для производства. Работать с ним чрезвычайно просто. Не нужно думать, что производить сейчас, а что потом. Система просто это показывает. Если в этом списке есть красные и черные записи, то именно ими и должно интересоваться руководство.


Управление производством по Теории Ограничений

Аналогичные инструменты должны быть и в других местах бизнес-процессов. Например в юридическом отделе, где нужно контролировать своевременность согласования договоров. Или, например, в финансовом отделе, где нужно контролировать своевременность оплаты заявок.

Важнейший момент — сквозной учет. Система должна позволять учитывать товар насквозь, по всем нужным вам параметрам. Что это означает? Это означает, что вы должны иметь возможность проследить историю любой отгрузки. Вы отгрузили товар клиенту, а система должна показать из какой партии эта отгрузка, кто поставщик и где находятся остальные части партии. Еще более сложный случай — учет серийных номеров изделий. Необходимость в нем возникает, когда компания занимается поставкой оборудования, которое необходимо обслуживать по гарантии, индивидуально по каждому изделию. Как вы можете быть уверены, что именно у вас было куплено это изделие? Только по серийному номеру. Если вы производите оборудование, то при получении рекламации вы должны однозначно определить поставщика комплектующей, которая привела к поломке. Даже, если поставщик не ведет учета партий. Это должна уметь делать ваша система.

Функции, которые ДОЛЖНЫ быть в вашей ERP-системе

Я рассказал вам о принципах работы ERP-системы, теперь же пришло время для описания функционала, которого вы вправе ожидать.

Производство

Просто приведу реальные, жизненные примеры. Производство не знает, что оно должно производить в первую очередь, что во вторую. Запускается изделие в производство, затем на середине останавливается, превращаясь в незавершенное производство, потому что, оказывается нет каких-то комплектующих. Затем, когда эти комплектующие приедут, про это изделие уже никто не вспомнит, оно так и будет лежать в цехах, пока клиент не устроить вам разнос. Закупки не знают, что они должны закупать для производства, потому что не знают реальных, настоящих остатков в цехах. Оказывается на складах полно аналогов и можно использовать их, но этого никто не знает. Конструктора не могут найти в справочнике нужное наименование, потому что нет грамотного поиска. В результате в справочник заводятся дубли. Руководству совершенно не ясна общая картина, оно просто не понимает, что происходит в производстве. Успеваем мы или нет? Где мы застряли?

Коммерсанты, принимая заказ, называют даты от балды, в результате у производства волосы встают дыбом, когда к ним попадает этот заказ, потому что они его не успеют сделать ни при каких раскладах.

Все эти вопросы должны быть решены, иначе производство будет в хаосе.


Управление поставками

Менеджеры по закупкам не должны задумываться о том, что они должны купить и когда. Об этом должна думать система (см. картинки выше). А они должны просто обрабатывать потребности, заказывая поставщикам. Работа с поставщиками подразумевает под собой формирование заказов поставщикам, учет счетов поставщиков, накладных и других документов. При работе с поставщиками вы должны иметь возможность насквозь проследить каждую сделку от момента заказа до момента прихода товара на склад: когда товар заказан, какой счет (или счета) вам выставили в ответ на ваш заказ, когда и как его оплатили, по каким накладным и когда вам поставили груз. Ну и, конечно, контролировать все прямые затраты на поставку и включать их в себестоимость груза. Что касается планирования, то правильные методики планирования поставок позволят существенно сократить складские запасы без потерь для объемов продаж, а значит освободить оборотные средства, что в нынешней ситуации с кредитованием весьма актуально.


Документооборот

По сути, бизнес — это оборот денег, товаров и документов. Заказы, договоры, предложения, счета, накладные, акты, заявки и т.д. Все подобные документы система должна позволять делать не просто быстро, но и функционально. Одно дело, когда документ вы можете только распечатать, и совсем другое, когда вы можете его сохранить в различных форматах (pdf, doc, jpeg, xls и др) и отправить клиенту по электронной почте. Значит, система должна обладать современным встроенным редактором отчетов. Любой документ должен иметь маршрут, который он должен пройти в обязательном порядке (например, договор на поставку товара должен обязательно пройти юриста, проверка его грамотности и «подводных камней», коммерческого директора, и только после этого попасть к генеральному директору на подпись). Что очень важно, в процессе маршрута система должна по определенным правилам ограничивать доступ пользователей к документу или процессу (чтобы избежать утечки информации из компании, защититься от изменений после согласования), а сам маршрут документа должен быть гибко настраиваем.


Управление взаимоотношениями с клиентами

С ситуацией, когда у вашего клиента несколько юридических лиц, вы сталкиваетесь постоянно, а значит и сталкиваетесь с проблемой понимания взаиморасчетов по клиенту в целом. Сегодня ваш клиент купил у вас товар по одному своему юридическому лицу, а завтра по-другому. Однако контролировать дебиторскую задолженность, объемы продаж, доход и т.д. вы хотите не по юридическим лицам ваших клиентов, а по клиенту в целом. Вы должны четко понимать по каждому клиенту, какую часть прибыли (и других показателей) сформировал по компании именно этот клиент (а не юридическое лицо клиента). И в абсолютном выражении, и в относительном.

Карточка клиента должна быть информативной, т.е. в ней должна быть не только контактная информация по клиенту, но и вся информация по взаиморасчетам и документам. Иными словами, зная клиента, необходимо иметь возможность видеть все счета, оплаты по ним, отгрузки и прочее, не делая для этого каких-то сложных (а порой и не понятных) отчетов.

Вся корпоративная информация представляет собой единый массив связанных между собою данных, поэтому крайне неудобно, когда информация по работе с клиентами у вас в одной системе, а информация по управлению поставками в другой. ERP-система это, в первую очередь, единое информационное пространство вашего предприятия. Бизнес-процессы неразрывны, значит и управление ими должно быть неразрывно. Ситуация, когда необходимо отследить сделку от момента заключения договора до доставки груза клиенту возникает постоянно, и система должна давать возможность эту цепочку отследить насквозь.


Прозрачность. ERP-система должна делать прозрачными все бизнес-процессы компании. Вот простой пример. Вы заключили договор на поставку некого товара. После завершения сделки вы должны увидеть насквозь:

1. когда и какой договор заключен;

2. когда и какие выставлены счета клиенту;

3. когда и как они оплачены;

4. когда и у кого товар заказан;

5. когда и как оплачены счета поставщика;

6. когда, на какой склад, и по каким накладным вам поставили этот товар;

7. когда груз доставлен клиенту, по каким накладным, с какого склада.


Вот такая простая сделка, которую вы должны иметь возможность в любой момент воспроизвести от начала и до конца. Казалось бы, все очень просто, однако на деле с подобными ситуациями возникают затруднения.


Сервис и ремонты

Сейчас все реже встречаются компании, которые занимаются только торговлей. Как правило, все стараются оказывать клиентам и сервисные услуги по обслуживанию оборудования и его ремонту.

Как минимум иметь возможность принять товар в ремонт, зафиксировать проблему, напечатать «бумажку для клиента».

Вы должны иметь возможность управлять и планировать выезды инженеров для ремонта, учитывать запасные части, быстро искать требуемые запчасти. Часто понять, какая запасная часть для какого оборудования, не так просто, и эту задачу система должна решить. Без учета серийных (заводских) номеров оборудования при оказании ремонтных и сервисных услуг не обойтись.

Если вы оказываете вашим клиентам сервисные услуги, то полезно посмотреть, как проходит оформление такой сделки. Как заключается договор, как в нем фиксируется обслуживаемое оборудование, как формируются счета и акты выполненных работ. Попросите показать этот функционал. Многие о нем заявляют, но на деле им обладают буквально единицы erp-решений.

Управление доступом пользователей

Выбирая ERP-систему, вы уже должны представлять приблизительные уровни доступа ваших пользователей и совершенно не стесняться просить показывать, как именно регулируется доступ пользователей к разделам системы, к документам, к клиентам и т.д.

Все, что вам показывают во время презентации, должно быть вам понятно. Если то, что вам показали, вам не понятно, значит, этого нет.

На чем строится система управления доступом? Как настраивается доступ? Доступ необходимо настраивать для каждого конкретного пользователя системы? Если да, то это путь тупиковый. Должны быть организованы функциональные роли, доступ которых должен быть четко настроен и определен, а затем уже к пользователю (а еще лучше к штатной структуре компании) можно эти роли привязать.


Выбирая ERP-систему, вы выбираете не только программный продукт, но и людей, которые будут вам ее помогать внедрять и поддерживать. Поэтому ваши беседы с представителем компании не должны происходить в виде двустороннего монолога, где каждая сторона говорит о чем-то своем и на одной ей понятном языке. Вы должны говорить на «одном языке» и понимать друг друга.

Внедрение ERP-системы — это очень непростой и трудоемкий процесс, требующий усилий и постоянного внимания к этому процессу со стороны первых лиц компании. По большому счету придется менять (если не ломать) привычные стереотипы многих сотрудников компании, а с некоторыми, возможно, придется даже расстаться. Если же внедрить систему управления предприятием удастся, то эффект может превзойти все ожидания, а компания начнет работать как хороший часовой механизм.

Попов Александр
Другие статьи автора