Стань эффективнее
+7 (495) 545 41 02


Готовимся к автоматизации бизнеса

Эту статью я решил написать, после того, как поднялся на гору Машук, что на Кавказе. Раз в неделю в отеле собирают группу туристов для пешего похода на эту гору. Маршрут 12 километров, собирается 15-20 человек. До вершины доходит 2-3 человека, не больше. Перед началом похода, энтузиазм большинства зашкаливает, все полны решимости и сил, шутят. Однако энтузиазм с каждыми ста метрами вверх над уровнем моря постепенно падает, лица не такие веселые, энтузиазм исчезает, и туристы поворачивают обратно. Просто далеко не все понимают, что такое 993 метра над уровнем моря, когда погода минусовая и ветер. «Вон альпинисты куда поднимаются, а тут всего 993 метра» - Так думает большинство неподготовленных туристов. Вот также и при внедрении ERP систем, мало кто понимает, с чем придется столкнуться, а занятие это, надо сказать, сложнее, чем поход на Машук. Поэтому и успешных внедрений не так много, как того хотелось бы.


Как подготовиться, с чего начать, на кого сделать ставку, как вести себя во время проекта по внедрению ERP системы? На эти вопросы я постараюсь ответить в этой статье.

В первую очередь, статья направлена на тех, кто хочет быть «паровозом» erp проекта. Хотелось бы, чтобы это были руководители предприятий.

C чего начать

Вот прямо с себя и начните. Именно от личности руководителя этого проекта в наибольшей степени зависит успех подобных мероприятий. Попробуйте ответить себе на ряд вопросов.

Относите ли вы себя к людям, способным довести начатое до логического завершения, особенно, когда дело касается сложных и длительных процессов, в которых участвует много людей? Не торопитесь отвечать утвердительно, такое качество свойственно немногим. У большинства либо не хватает воли завершить начатое, либо пропадает интерес к процессу по ходу действия. Если вам это качество не свойственно, то, либо, придется себя заставить довести этот проект до конца, либо возложить эту миссию на одного из топ-менеджеров компании. Но в любом случае, если вы не так упорны, то ваши риски неудачного внедрения, к сожалению, значительно повышаются. Внедрение erp системы тяжелый и длительный процесс. А проблемы и препятствия точно будут, и вам придется ежедневно принимать решения (кстати, умение принимать решения тоже пригодится), выслушивать недовольных сотрудников, устранять противоречия как внутри ваших бизнес процессов, так и противоречия между вашими сотрудниками. И, не исключено, что некоторые решения, которые вы будете принимать, могут испортить ваши отношения с некоторыми сотрудниками компании, с которыми прежде вы были в хороших отношениях. У вас еще не отпало желание заниматься внедрением erp системы? Нет? Тогда движемся дальше.

Насколько управляем вами ваш коллектив? Исполняются ли ваши решения или часто саботируются сотрудниками?

Просто, вспомните, насколько часто бывает так, что вы принимаете какое-либо решение, а оно элементарно не выполняется вашими сотрудниками. Если это частое явление, вам придется серьезно изменить ваши методы управления компанией, поскольку ваши сотрудники уже привыкли к тому, что ваши решения ничего не значат. Подобная ситуация просто не допустима при внедрении ERP системы и, однозначно, приведет к провалу проекта. Никогда не давайте невыполнимых поручений. А те, которые даете, четко контролируйте и требуйте их неукоснительного исполнения.

Готовы ли вы, в деталях, лично, разбираться в собственных бизнес-процессах и серьезно их менять, в случае необходимости (а необходимость такая будет)?

Готовы ли вы эти изменения проводить, менять привычки и сознание ваших коллег?

Наиболее вероятно не столько изменение бизнес-процессов, сколько привычек людей, обеспечивающих выполнение этих процессов. Нельзя один процесс сделать правильным, а смежный процесс пустить на самотек. Такой подход еще больше запутает ситуацию. Если уж править бизнес-процессы, то до конца. И здесь важно, чтобы консультант не перекладывал полностью на ваши плечи эту задачу. Это совместный труд.

Эти изменения неизбежно приведут к негативной реакции некоторых сотрудников. Такое происходит, в первую очередь, в силу консервативности людей, они не любят и боятся перемен. Современные и быстроадаптирующиеся люди быстро смогут научиться работать в новых условиях по новым правилам, но таких немного. Сопротивление других придется преодолевать при помощи сильных волевых решений. Приготовьтесь слушать их эмоциональные аргументы (именно эмоциональные, а не логические, логических, как правило, не много), а также приготовьте свои собственные контр-аргументы.

Существует и другой метод – силовой, когда никому ничего не объясняют, а действуют по принципу «упал-отжался». Это не лучший метод управления персоналом, люди не хотят чувствовать себя никем. Если вы увлечете (а еще лучше, мотивируете) ваших сотрудников этим процессом, вы удивитесь уровню отдачи, который вы получите. Процесс пойдет гораздо легче.

Вы должны четко себе представлять, зачем вам это нужно, и уметь это объяснить тем сотрудникам, которым это объяснять необходимо. Я не говорю о том, что проводить такие лекции обязательно всему персоналу, но ключевым сотрудникам компании необходимо четко и ясно объяснить, зачем компании необходимо внедрение ERP системы. Причем, аргументы вроде «у нас все сразу будет круто», «сейчас все так делают» и т.д. использовать категорически  не рекомендую. Сотрудники компании должны четко и ясно представлять, какие именно проблемы будут решены, и почему им от этого будет легче работать. Особенно тем, кто этому процессу активно сопротивляется, и, при этом является достаточно авторитетным человеком. На особенностях поведения таких кадров в подобных ситуациях мы остановимся ниже. Здесь не нужно ораторского искусства, просто озвучьте проблемы, которые сегодня вам мешают работать. Именно эти проблемы должны быть устранены после завершения проекта. И все сотрудники должны понимать, что им станет легче работать.

Итак, вы должны четко видеть цель проекта. Эту тему я затрагивал в одной из своих статей «С чего начать и что выбрать». Цель вы должны не только четко представлять, но и уметь ее сформулировать перед теми, кто будет вам помогать в этом проекте. Формулировка цели, в реальности, несложная задача. Исходите от проблем, с которыми вы сталкиваетесь ежедневно. Финансовое состояние компании не ясно, бизнес-процессы не прозрачны, нет контроля над финансовыми потоками, не ясно в каком состоянии какая сделка и т.д. Вот ваши проблемы, а отсюда и цели.

Представьте, насколько управление компанией будет проще, ситуация будет понятней, если ежедневно вы будете видеть отчет, подобный тому, который приведен на картинке ниже.

Готовы ли вы лично, ежедневно, уделять часть своего рабочего времени этому проекту?

Очень многие внедрения ERP систем останавливаются во многом из-за того, что именно руководители компаний не готовы лично заниматься этими вопросами в ежедневном режиме. Многие считают, что внедрить подобный продукт в компании – это проинсталлировать его и обучить людей. Однако, это далеко не так. В особенности,  первые 3-6 месяцев после старта промышленной эксплуатации, поскольку запуск системы неизбежно приведет к нестыковкам, исправлениям, про которые во время разработки ТЗ либо попросту забыли, либо считали, что это будет работать по одному принципу, но жизнь, как всегда, внесла свои коррективы.

И вам придется ежедневно, лично устранять эти противоречия, поэтому приготовьтесь, как минимум, на 1 час в день перекроить свой рабочий график и отдать этот час проекту. Не бойтесь уделять это время, потому что удачно внедренная система вернет вам это время вдвойне-втройне в будущем, когда вы будете тратить минимум времени на понимание ситуации в компании и на получение качественной отчетности.

Вам лично придется вникать в термины erp-системы, применительно к вашим процессам и разбираться в тонкостях, нестыковках собственных процессов и проблемах. Если вы, конечно, хотите их устранить и получить максимальный эффект от внедрения. А эффект от внедрения, это не механизация ручного труда, а именно автоматизация (избавление от двойного ввода одних и тех же данных, перевод процессов с бумаги в электронный вид и т.д.), оптимизация (т.е. устранение глупостей в бизнес-процессах, устранение мусорных процессов и т.д.). Значит, ваша задача не сделать «как сейчас, только в программе», а сделать «как надо». Не как есть, а как надо.

Перемены неизбежны. И проводить эти перемены предстоит именно вам.

Отделяйте главное от второстепенного. Не пытайтесь автоматизировать все и сразу. Еще перед стартом внедрения системы договоритесь, что именно вы будете запускать в первую очередь, а что во вторую, и почему. Существуют независимые процессы, которые можно внедрять самостоятельно. Опять же, попросите консультанта дать свое видение процесса.

Готовы ли вы, в крайнем случае, увольнять сотрудников, саботирующих ваши решения?

Это крайняя мера, но иногда она становится неизбежной. Саботаж часто становится причиной остановки подобных проектов. В чем природа саботажа? Сложный вопрос, но скорее в психологии. Консерватизм, гордость, комплексы и другие человеческие особенности характера. Ситуация: вы решили вывести компанию на новый уровень управления, а один из ваших ТОПов засомневался в успехе. Процесс начался и, похоже, есть шанс на успех. Как должен вести себя ваш топ? Признаться в своей недальновидности? Зачем? Можно сделать так, чтобы проект провалился и тогда он будет на коне – «Я же говорил. Вы никогда меня не слушаете».

Я не пугаю и не пытаюсь подстелить соломку, я стараюсь честно и открыто познакомить вас с теми сложностями, которые вам предстоит решать, но, совершенно не обязательно, что все они вам предстоят. Есть много компаний, с современным коллективом, сотрудники которого наоборот стремятся автоматизировать свой труд, применять новые технологии и процесс внедрения erp-системы не вызовет серьезных осложнений. У меня есть опыт промышленного старта системы через 1 месяц после окончания переговоров. Конечно, ее внедрение не закончено за месяц, но стержневой процесс запущен в эксплуатацию.

Сотрудники

Кадры, как известно, решают все.

Чем большее число сотрудников будет активно (а главное позитивно) вовлечено в этот процесс, тем лучше и тем быстрее и спокойней пройдет процесс.

Для начала решите для себя, на кого внутри компании вы будете делать ставку. Кто вам будет помогать внутри компании внедрять систему.

Активисты

Это те, кто хочет внедрять систему, кто устал от бумажной волокиты, устал зависеть от других сотрудников. Это те, кто постоянно хочет что-то сделать лучше и удобнее в вашей компании. Они любят все новое, любят и умеют учиться и делится опытом с другими. Во всех отношениях положительные люди. Именно они – ваша опора в этом проекте. Можете смело возлагать на них задачи по внедрению, и не забудьте снабдить их административным ресурсом, иначе все их потуги разобьются о безразличие и нежелание что-то делать других сотрудников. Однако, активистов единицы процентов. Таких и в обычной жизни немного. Но именно они движут процессы вперед и развивают их, предлагают интересные мысли и вносят «изюминку».

Работяги

Рабочая лошадка

Они не новаторы, да это и не нужно. Именно работяги блестяще выполняют поставленные задачи, если эти задачи формализованы и не требуют изобретать что-то новое. Иными словами, активисты придумывают, а работяги реализовывают.

Работяги очень педантичны и внимательны к мелочам, они отличные тестеры и никогда к поставленной задаче не относятся спустя рукава. Они никогда не ноют и ничего не выпрашивают, они просто отлично делают свое дело и знают что такое качество и ответственность. Без них вы не сможете успешно завершить этот процесс. Потому что именно работяги будут воплощать в жизнь то, что придумали вы, ваши активисты и ваши консультанты. Работяги переживают за дело и очень ответственно подходят к возложенным на них обязанностям, отсюда и результат.

Именно они должны начинать эксплуатацию системы и именно на них вы должны возлагать обязанности по тестированию системы. За результат тестирования можете быть спокойны, работяги мелочей не упускают.

Пофигисты

Мечта любого бизнесмена, когда компания состоит из активистов и работяг. Но так не бывает. Есть и пофигисты. С ними придется повозиться. Они безынициативны, им все равно. Не возлагайте на них задач по тестированию, и, уж тем более, по разработке процессов. Не вовлекайте их активно в этот процесс, толку все равно не будет. Ваша задача при запуске системы просто требовать от них неукоснительно соблюдать требования работы в системе, о которых вы договорились.

Саботажники

Самая сложная часть коллектива. Как известно, бочку меда можно испортить всего одной ложкой дегтя. Эти сотрудники сложны как сами по себе, так и тем, что избавится от них не так просто. Как правило, это не рядовые сотрудники, а персоны, от которых много чего зависит, отсюда и все сложности. Самый верный способ борьбы с саботажниками - факты. Не позволяйте им высказывать свое мнение эмоциями. Только факты. Как только вы заставите их говорить фактами, недовольства станет заметно меньше. Если он чем-то недоволен, выясните, чем конкретно и решите эту проблему формально. Очень часто саботажники просто обижены, что им не уделили достаточно личного внимания, и если эту «оплошность» устранить, его отношение к процессу может поменяться. Если человек относится к процессу внедрения erp системы резко негативно и это отношение не удается изменить, максимально удалите его от процесса, иначе процесс будет отравлен. Очень часто причина саботажа кроется в сознании, что после внедрения системы, степень зависимости компании от сотрудника существенно снизится, поэтому такие сотрудники максимально сопротивляются этому процессу. Никто не хочет быть ненужным.

Пример из жизни. Мы внедряли erp в торговой компании, где существовал специальный сотрудник, который отвечал за распределение поставок по отделам, то есть резервировал товар на складе после поступления груза за конкретными подразделениями и клиентами. Это был главный противник внедрения. Потому что после внедрения он становился не нужен вовсе, и он это осознавал. Потому что система сама резервировала товар.

Бизнес-процессы

Для того, чтобы их автоматизировать, они должны быть к этому готовы. Любой программный продукт - это смесь логики и математики, поэтому двоякого толкования ситуаций и процессов здесь быть не может. Прежде чем начинать этот проект, процессы необходимо описать, формализовать, устранить их противоречивость. Описание бизнес-процессов сложная и ключевая часть проекта. По хорошему, разработка или описание бизнес-процессов это самостоятельный проект, который может длится даже дольше чем само внедрение. Формализовать и описать процессы лучше с помощью специалиста, имеющего опыт в этом вопросе, поскольку описание бизнес-процессов это основа для разработчиков erp системы, это схемы, согласно которым движется ваш бизнес. Они должны однозначно показывать кто, когда и что делает в компании. Какова структура и функциональный  состав сотрудников компании. Какая в компании используется отчетность и как она работает. Иными словами, если в компанию приходит новый сотрудник, он должен четко понимать, что конкретно он должен делать и когда, и сделать это можно только при помощи четких и ясных инструкций и регламентов.

Сделайте свои бизнес-процессы понятными и прозрачными и тогда вы сможете их действительно контролировать и постоянно улучшать, а делать это в хаосе не возможно.

Вывод

Конечно в современных, условиях жесткой конкуренции просто необходимо заниматься автоматизацией бизнеса и, тем самым, повышать производительность труда в компании, если хотите, чтобы ваше предприятия было успешным и развивалось. И если вы поставите перед разработчиками реализуемую, а не космическую задачу, все будет в полном порядке. Это как строительство вашего дома. Если отнесетесь к этому проекту с желанием и упорством, получите невероятное удовлетворение от результата. Управляемость и прозрачность компании будет на совершенно другом уровне и вы уже не будете представлять, как вы раньше могли без этого работать.

PS. Я дошел до вершины Машука, хотя погода этому явно не способствовала. И получил отличные эмоции от того, что завершил начатое.

Попов Александр
Другие статьи автора