Встретился я тут да вече с одним человеком. Хороший такой человек. Предприятие, говорит, хочу свое автоматизировать. Верней, не то, чтобы хочу, а скорее нутром чувствую, что надо. Но хотелось бы просто и на пальцах понять, что конкретно я получу, если это, все таки, удастся.
«Хм» — подумал я. И действительно — это для меня очевидно и понятно, зачем нужна автоматизация (и не просто автоматизация, а именно комплексная) и какой от нее прок. Но я-то этим занимаюсь уже 10 лет. Короче говоря, я понял — надо писать статью, где четко и ясно объяснить, зачем вообще все это необходимо.
Для того, чтобы автоматизировать бизнес процессы предприятия, нужен инструмент. Для начала, несколько слов о нем.
Таким инструментом является единая информационная система предприятия. Сам по себе этот термин уже содержит в себе много смысла. Единая, значит одно место, где собрана вся информация. О бизнесе, разумеется. Система — не менее ключевое слово в данном случае. Система — это не хаос, а понятные и логичные данные, которые представляют картину о состоянии компании. Почему единая? Потому что никто не хочет иметь двадцать мест, откуда нужно по кускам собирать информацию. В компании должно быть одно место, которое хранит в себе ответы на все вопросы. Какие именно вопросы, поговорим ниже.
Единая информационная система — это в первую очередь программный продукт, содержащий в себе всю корпоративную информацию о сделках, клиентах, поставщиках, документах и т.д. И в конечном счета именно этот продукт должен отвечать на вопросы руководителя о состоянии компании. Нет смысла автоматизировать предприятие ради самой автоматизации. Конечная цель любой подобной автоматизации — понимание ситуации на предприятии и получение инструмента, который позволит принимать не интуитивные, а взвешенные решения. Именно этот инструмент должен избавить компанию от хаоса, беспорядочного движения и тумана в бизнесе.
Для начала простая аллегория. Помните советские магазины? Булочная здесь, молочка на другой улице, мясо на третьей и т.д. Пока купишь все что нужно (если оно там еще есть..), весь день уйдет, потому как еще и в очередях постоять надобно. А сейчас? Приезжаешь в торговый центр, тут тебе и все продукты в одном месте и кафе и кинотеатры и даже каток. Так вот, создание единой информационной системы — это что-то в этом роде. Это одно место, где у вас собрана вся информация о вашей компании, о ее ресурсах, бизнес-процессах, ситуации в компании. Здесь же вы получаете всю отчетность о том, как все обстоит на самом деле в вашем бизнесе и можете сравнивать с рассказами об этом в исполнении ваших подчиненных. Это значит, что каждое утро вы можете видеть картину, представленную на рисунке ниже.
А еще это значит, что вы всегда, и вне зависимости от присутствия или отсутствия какого бы то ни было сотрудника, можете получить всю необходимую вам информацию о состоянии дел в компании. Вы всегда знаете, сколько ваша компания зарабатывает и на чем, сколько тратит и куда, сколько должны вам и сколько должны вы, можете сравнить фактические показатели бизнеса с теми, которые планировали. Можете получить эти показатели в различных разрезах и т.д. Иными словами обладаете всей необходимой информацией, чтобы управлять предприятием. Принимать судьбоносные, и не только, решения. Согласитесь, что это гораздо лучше, чем блуждать как «ёжик в тумане».
Автоматизация управленческой отчетности позволяет перед глазами всегда иметь подобные отчеты.
Управлять предприятием можно только на основе качественной отчетности. Потому что отчетность дает вам картину происходящего и позволяет принимать решения. Но отчетность — это вершина айсберга. Для того, чтобы получить качественную On-Line отчетность, зачастую уходят годы. И годы эти уходят на обучение сотрудников, на изменение их менталитета, на замену одних сотрудников, не желающих работать в новых условиях, на других, на изменение «кривых» бизнес-процессов. Титанический труд.
Однако все не так плохо. Если компания управляемая, все будет неплохо. А если каждый сотрудник сам решает, когда ему приходить на работу и как на этой самой работе работать, то проблемы неизбежны. Отсутствие дисциплины, нежелание сотрудников выполнять поручения руководства, саботаж, приведут проект по внедрению ERP-системы в тупик.
Мало кому известно, что себестоимость продукции автоВАЗа намного выше, чем у многих зарубежных автомобилей, которые даже выше классом. Казалось бы, у них там за бугром и зарплаты выше (Китай, конечно не в счет, с зарплатой в тарелку риса) и другие затраты тоже выше, а машины дешевле. Парадокс? Отнюдь. Тут, как раз, все просто. Дело в производительности труда. Потому что труд этот там автоматизирован. Условно говоря, нам на производство автомобиля нужно двести человеко-часов, а японцам двадцать (соотношение конечно примерное). Вот вам и себестоимость. То есть пока наш «петрович» произведет «десятку», японец (в паре с роботом конечно) сделает десять «авенсисов». А достигается это исключительно благодаря автоматизации. Очень многое, что у нас делается вручную, там делают роботы.
Давайте представим обычный российский офис. Все бегают по офису и что-то друг у друга выясняют, звонят друг другу с важным видом, записывают в блокнотик, ну, чаек там попивают, в перерывах. Короче говоря, создают видимость активной деятельности. Все это — работа в песок и ее очень много.
Из восьмичасового рабочего дня средний сотрудник компании, где нет корпоративной информационной системы, более 50% времени тратит на выяснение всевозможных вопросов, еще сколько-то на чаепитие и другие вещи. Сколько времени он продуктивно работает, считайте сами. В результате некоторые сотрудники, вместо того, чтобы делать что-то позитивное, работают «справочным бюро». Обычная деятельность предприятия — это вообще сплошные вопросы.
И т.д. и т.п.
Чем проще и быстрее получение ответов на эти и другие вопросы, тем выше производительность труда в вашей компании, потому что сотрудники не тратят драгоценное время на выяснение простых вопросов. И как следствие, ваш бизнес работает эффективнее, потому что каждый сотрудник сделает больше работы за счет сэкономленного времени.
Это называется прозрачность бизнеса. Предприятие прозрачено, когда в нем нет темных пятен, когда всем все понятно. И на понимание ситуации не нужно каждый понедельник собирать огромные совещания, на которых приходится, по сути, верить на слово докладчику, поскольку проверить его слова весьма и весьма затруднительно.
Если у вас есть инструмент, позволяющий вам понимать всю картину самостоятельно и не зависеть от чьих-то слов — значит, ваш бизнес прозрачен. Именно туман в ситуации в компании доводит, зачастую, руководителей до истерики, когда «вот сейчас» нужно выяснить какой-то вопрос, но либо сотрудник, отвечающий за этот вопрос в отпуске, либо уволился, либо «по данным отдела продаж столько-то, но по данным бухгалтерии совсем по-другому».
Для того, чтобы предприятие было понятным и прозрачным, оно должно быть автоматизированным, должна быть создана корпоративная информационная система, в которой информация принадлежит компании, а не сотрудникам. Один мой знакомый рассказал мне историю, как на одном транспортном предприятии один из «топов», увольняясь, поставил руководству ультиматум: или ему выплачивают 10 000EU, или он уничтожает свой ноутбук, на котором у него все — и клиенты, и договора и заказы на следующий год. При наличии в компании информационной системы такая ситуация просто невозможна, потому что информация принадлежит не сотрудникам, а именно компании и находится не на рабочих компьютерах, а на центральном сервере, и все данные надежно защищены от посягательств со стороны.
Некоторое время назад одна компания нам оказывала услуги по поддержке сайта. Проблемы с документами возникали буквально каждый месяц. То присылают договор, где в реквизитах указана одна компания, а в преамбуле договора другая, то реквизиты не те, то в акте не написано за какой он месяц. Это бесконечные перезвоны с просьбой это исправить. В результате мне это надоело, и я сменил эту компанию. А причина этого бардака проста — все документы оформляются не при помощи автоматизированной системы документооборота, а при помощи подручных средств, таких как Word, Excel. Это неизбежно приводит к огромному количеству ошибок. В конечном счете, на оформление документа, уходит в десять раз больше времени, потому что его несколько раз переделывают, тратят время на разговоры и переписку. Опять же, производительность труда страдает в итоге. У одного моего клиента когда-то вообще была штатная позиция, отвечающая за формирование документов. Это должна быть очень ответственная девушка, которая очень внимательно составляет документы. Ну что ту скажешь?
Да чего уж там, тройной и пятерной иногда встречается. Чтобы оформить договор, заносим куда-то все реквизиты контрагента. Чтобы оформить счет, делаем то же самое, но в другом месте, попутно, конечно же, ошибаясь. Чтобы оформить акт и счет-фактуру, бухгалтер это делает в третий раз. Оформляем платеж, заносим в четвертый раз. Получается как в той детской игре про сломанный телефон. Да к тому же вся цепочка этих документов еще и не связана друг с другом. Договор в одном месте, счета в другом, коммерческие предложения на компьютере менеджера, который заболел, а платежи вообще в банк клиенте надо смотреть. Вот это и называется информационный вакуум.
И чем выше статус сотрудника компании, тем больнее по нему этот вакуум и ударяет, потому что чем выше статус сотрудника, тем дороже его время и тратить его попусту не допустимо.
Один мой знакомый работает директором по логистике в одной крупной торговой компании. Вы не поверите, но если кто-то хочет что-то забрать со склада, ему (директору по логистике) пишут служебную записку (на бумаге, конечно), чтобы он ее подписал и уже с ней идут на склад. На это безумие он тратит процентов двадцать своего рабочего времени. А второй мой знакомый на работу приходит на полтора часа раньше, что разгрести бесконечное количество служебных записок, которые просто сыпятся на его рабочий стол. Причем большинство из них — это чистейший мусор, который присылают «на всякий случай». И этот «всякий случай» отнимает 1.5 часа рабочего времени. Я привел далеко не самые серьезные проблемы, которые возникают в этой области. Есть и поинтересней, когда, например, кто-то занимается составлением отчетности. Вот сидит человек и занимается несколько дней подряд составлением отчета для руководителя, вместо того, чтобы этот отчет автоматизировать. Уровень достоверности и степень доверия к таким отчетам очевидна. Однажды мы автоматизировали финансовую отчетность некой компании, которая до этого готовилась в Excel. Вот сидел бухгалтер и готовил. Отчет — это матрица, которая содержит в себе сотни цифр. Так вот однажды ошибку искали 3 недели. После чего поняли — пора этот процесс автоматизировать.
ERP-система — это корпоративная энциклопедия. Автоматизированный бизнес похож на электронную энциклопедию. Для чего существуют энциклопедии? Ну конечно же для того, чтобы максимально сэкономить время на поиск информации. Когда всё, что нужно находится в одном хранилище. А зачем нужны электронные энциклопедии? Правильно — для того, чтобы эту самую информацию быстро найти.
Никто не спорит, что можно организовать учет и на бумаге. Только что вы будете с этой бумагой делать, когда у вас ее вагон будет? Как искать нужную информацию? Можно, например, нанять на работу архивариуса. Но это не смешно.
Система управления предприятием — это не только инструмент для управления бизнесом, но и средство для принятия решений, для хранения корпоративной документации и истории бизнес-процессов, а также средство для поиска ответов на все бизнес-вопросы. А вопросов тех не мало.
Попов Александр
popov@avasystems.ru
Другие статьи автора
Action
Эксплуатация AVA ERP началась в феврале 2011 года. Автоматизированы такие процессы, как Управление проектами, Бюджетирование, HR, Управление платежами...
«Бартек-Россия»
Подготовка erp системы к внедрению заняла 3 месяца. Активное внедрение AVA ERP началось в феврале 2010 года...
