Стань эффективнее
+7 (495) 545 41 02


Автоматизация предприятия. Просто о сложном.

Встретился я тут да вече с одним человеком. Хороший такой человек. Предприятие, говорит, хочу свое автоматизировать. Верней, не то, чтобы хочу, а скорее нутром чувствую, что надо. Но хотелось бы просто и на пальцах понять, что конкретно я получу, если это, все таки, удастся.

«Хм» — подумал я. И действительно — это для меня очевидно и понятно, зачем нужна автоматизация (и не просто автоматизация, а именно комплексная) и какой от нее прок. Но я-то этим занимаюсь уже 10 лет. Короче говоря, я понял — надо писать статью, где четко и ясно объяснить, зачем вообще все это необходимо.

Для того, чтобы автоматизировать бизнес процессы предприятия, нужен инструмент. Для начала, несколько слов о нем.

Таким инструментом является единая информационная система предприятия. Сам по себе этот термин уже содержит в себе много смысла. Единая, значит одно место, где собрана вся информация. О бизнесе, разумеется. Система — не менее ключевое слово в данном случае. Система — это не хаос, а понятные и логичные данные, которые представляют картину о состоянии компании. Почему единая? Потому что никто не хочет иметь двадцать мест, откуда нужно по кускам собирать информацию. В компании должно быть одно место, которое хранит в себе ответы на все вопросы. Какие именно вопросы, поговорим ниже.

Единая информационная система — это в первую очередь программный продукт, содержащий в себе всю корпоративную информацию о сделках, клиентах, поставщиках, документах и т.д. И в конечном счета именно этот продукт должен отвечать на вопросы руководителя о состоянии компании. Нет смысла автоматизировать предприятие ради самой автоматизации. Конечная цель любой подобной автоматизации — понимание ситуации на предприятии и получение инструмента, который позволит принимать не интуитивные, а взвешенные решения. Именно этот инструмент должен избавить компанию от хаоса, беспорядочного движения и тумана в бизнесе.

Для начала простая аллегория. Помните советские магазины? Булочная здесь, молочка на другой улице, мясо на третьей и т.д. Пока купишь все что нужно (если оно там еще есть..), весь день уйдет, потому как еще и в очередях постоять надобно. А сейчас? Приезжаешь в торговый центр, тут тебе и все продукты в одном месте и кафе и кинотеатры и даже каток. Так вот, создание единой информационной системы — это что-то в этом роде. Это одно место, где у вас собрана вся информация о вашей компании, о ее ресурсах, бизнес-процессах, ситуации в компании. Здесь же вы получаете всю отчетность о том, как все обстоит на самом деле в вашем бизнесе и можете сравнивать с рассказами об этом в исполнении ваших подчиненных. Это значит, что каждое утро вы можете видеть картину, представленную на рисунке ниже.

А еще это значит, что вы всегда, и вне зависимости от присутствия или отсутствия какого бы то ни было сотрудника, можете получить всю необходимую вам информацию о состоянии дел в компании. Вы всегда знаете, сколько ваша компания зарабатывает и на чем, сколько тратит и куда, сколько должны вам и сколько должны вы, можете сравнить фактические показатели бизнеса с теми, которые планировали. Можете получить эти показатели в различных разрезах и т.д. Иными словами обладаете всей необходимой информацией, чтобы управлять предприятием. Принимать судьбоносные, и не только, решения. Согласитесь, что это гораздо лучше, чем блуждать как «ёжик в тумане».

Автоматизация бизнес процессов предприятия   автоматизация предприятия

Автоматизация управленческой отчетности позволяет перед глазами всегда иметь подобные отчеты.

Управлять предприятием можно только на основе качественной отчетности. Потому что отчетность дает вам картину происходящего и позволяет принимать решения. Но отчетность — это вершина айсберга. Для того, чтобы получить качественную On-Line отчетность, зачастую уходят годы. И годы эти уходят на обучение сотрудников, на изменение их менталитета, на замену одних сотрудников, не желающих работать в новых условиях, на других, на изменение «кривых» бизнес-процессов. Титанический труд.

Однако все не так плохо. Если компания управляемая, все будет неплохо. А если каждый сотрудник сам решает, когда ему приходить на работу и как на этой самой работе работать, то проблемы неизбежны. Отсутствие дисциплины, нежелание сотрудников выполнять поручения руководства, саботаж, приведут проект по внедрению ERP-системы в тупик.

Производительность труда — главное конкурентное преимущество

Мало кому известно, что себестоимость продукции автоВАЗа намного выше, чем у многих зарубежных автомобилей, которые даже выше классом. Казалось бы, у них там за бугром и зарплаты выше (Китай, конечно не в счет, с зарплатой в тарелку риса) и другие затраты тоже выше, а машины дешевле. Парадокс? Отнюдь. Тут, как раз, все просто. Дело в производительности труда. Потому что труд этот там автоматизирован. Условно говоря, нам на производство автомобиля нужно двести человеко-часов, а японцам двадцать (соотношение конечно примерное). Вот вам и себестоимость. То есть пока наш «петрович» произведет «десятку», японец (в паре с роботом конечно) сделает десять «авенсисов». А достигается это исключительно благодаря автоматизации. Очень многое, что у нас делается вручную, там делают роботы.

Беготня без толку

Давайте представим обычный российский офис. Все бегают по офису и что-то друг у друга выясняют, звонят друг другу с важным видом, записывают в блокнотик, ну, чаек там попивают, в перерывах. Короче говоря, создают видимость активной деятельности. Все это — работа в песок и ее очень много.

Из восьмичасового рабочего дня средний сотрудник компании, где нет корпоративной информационной системы, более 50% времени тратит на выяснение всевозможных вопросов, еще сколько-то на чаепитие и другие вещи. Сколько времени он продуктивно работает, считайте сами. В результате некоторые сотрудники, вместо того, чтобы делать что-то позитивное, работают «справочным бюро». Обычная деятельность предприятия — это вообще сплошные вопросы.

  1. Есть товар на складе?
  2. Деньги поставщику оплатили?
  3. Когда будет поставка?
  4. Мое поручение выполнено?
  5. Деньги от клиента пришли?
  6. Заказ оформлен?
  7. Что сказал клиент в ответ на коммерческое предложение?
  8. Схему нарисовали?
  9. По срокам работ укладываемся?
  10. Выручка за последние полгода выросла?
  11. Сколько нам должны клиенты?
  12. Сколько мы тратим на рекламу?
  13. Сколько мы заработали на этом проекте?

И т.д. и т.п.

Чем проще и быстрее получение ответов на эти и другие вопросы, тем выше производительность труда в вашей компании, потому что сотрудники не тратят драгоценное время на выяснение простых вопросов. И как следствие, ваш бизнес работает эффективнее, потому что каждый сотрудник сделает больше работы за счет сэкономленного времени.

Это называется прозрачность бизнеса. Предприятие прозрачено, когда в нем нет темных пятен, когда всем все понятно. И на понимание ситуации не нужно каждый понедельник собирать огромные совещания, на которых приходится, по сути, верить на слово докладчику, поскольку проверить его слова весьма и весьма затруднительно.

Если у вас есть инструмент, позволяющий вам понимать всю картину самостоятельно и не зависеть от чьих-то слов — значит, ваш бизнес прозрачен. Именно туман в ситуации в компании доводит, зачастую, руководителей до истерики, когда «вот сейчас» нужно выяснить какой-то вопрос, но либо сотрудник, отвечающий за этот вопрос в отпуске, либо уволился, либо «по данным отдела продаж столько-то, но по данным бухгалтерии совсем по-другому».

Для того, чтобы предприятие было понятным и прозрачным, оно должно быть автоматизированным, должна быть создана корпоративная информационная система, в которой информация принадлежит компании, а не сотрудникам. Один мой знакомый рассказал мне историю, как на одном транспортном предприятии один из «топов», увольняясь, поставил руководству ультиматум: или ему выплачивают 10 000EU, или он уничтожает свой ноутбук, на котором у него все — и клиенты, и договора и заказы на следующий год. При наличии в компании информационной системы такая ситуация просто невозможна, потому что информация принадлежит не сотрудникам, а именно компании и находится не на рабочих компьютерах, а на центральном сервере, и все данные надежно защищены от посягательств со стороны.

Некоторое время назад одна компания нам оказывала услуги по поддержке сайта. Проблемы с документами возникали буквально каждый месяц. То присылают договор, где в реквизитах указана одна компания, а в преамбуле договора другая, то реквизиты не те, то в акте не написано за какой он месяц. Это бесконечные перезвоны с просьбой это исправить. В результате мне это надоело, и я сменил эту компанию. А причина этого бардака проста — все документы оформляются не при помощи автоматизированной системы документооборота, а при помощи подручных средств, таких как Word, Excel. Это неизбежно приводит к огромному количеству ошибок. В конечном счете, на оформление документа, уходит в десять раз больше времени, потому что его несколько раз переделывают, тратят время на разговоры и переписку. Опять же, производительность труда страдает в итоге. У одного моего клиента когда-то вообще была штатная позиция, отвечающая за формирование документов. Это должна быть очень ответственная девушка, которая очень внимательно составляет документы. Ну что ту скажешь?

Двойной ввод

Да чего уж там, тройной и пятерной иногда встречается. Чтобы оформить договор, заносим куда-то все реквизиты контрагента. Чтобы оформить счет, делаем то же самое, но в другом месте, попутно, конечно же, ошибаясь. Чтобы оформить акт и счет-фактуру, бухгалтер это делает в третий раз. Оформляем платеж, заносим в четвертый раз. Получается как в той детской игре про сломанный телефон. Да к тому же вся цепочка этих документов еще и не связана друг с другом. Договор в одном месте, счета в другом, коммерческие предложения на компьютере менеджера, который заболел, а платежи вообще в банк клиенте надо смотреть. Вот это и называется информационный вакуум.

И чем выше статус сотрудника компании, тем больнее по нему этот вакуум и ударяет, потому что чем выше статус сотрудника, тем дороже его время и тратить его попусту не допустимо.

Мусорные процессы

Один мой знакомый работает директором по логистике в одной крупной торговой компании. Вы не поверите, но если кто-то хочет что-то забрать со склада, ему (директору по логистике) пишут служебную записку (на бумаге, конечно), чтобы он ее подписал и уже с ней идут на склад. На это безумие он тратит процентов двадцать своего рабочего времени. А второй мой знакомый на работу приходит на полтора часа раньше, что разгрести бесконечное количество служебных записок, которые просто сыпятся на его рабочий стол. Причем большинство из них — это чистейший мусор, который присылают «на всякий случай». И этот «всякий случай» отнимает 1.5 часа рабочего времени. Я привел далеко не самые серьезные проблемы, которые возникают в этой области. Есть и поинтересней, когда, например, кто-то занимается составлением отчетности. Вот сидит человек и занимается несколько дней подряд составлением отчета для руководителя, вместо того, чтобы этот отчет автоматизировать. Уровень достоверности и степень доверия к таким отчетам очевидна. Однажды мы автоматизировали финансовую отчетность некой компании, которая до этого готовилась в Excel. Вот сидел бухгалтер и готовил. Отчет — это матрица, которая содержит в себе сотни цифр. Так вот однажды ошибку искали 3 недели. После чего поняли — пора этот процесс автоматизировать.

ERP-система — это корпоративная энциклопедия. Автоматизированный бизнес похож на электронную энциклопедию. Для чего существуют энциклопедии? Ну конечно же для того, чтобы максимально сэкономить время на поиск информации. Когда всё, что нужно находится в одном хранилище. А зачем нужны электронные энциклопедии? Правильно — для того, чтобы эту самую информацию быстро найти.

Никто не спорит, что можно организовать учет и на бумаге. Только что вы будете с этой бумагой делать, когда у вас ее вагон будет? Как искать нужную информацию? Можно, например, нанять на работу архивариуса. Но это не смешно.

Система управления предприятием — это не только инструмент для управления бизнесом, но и средство для принятия решений, для хранения корпоративной документации и истории бизнес-процессов, а также средство для поиска ответов на все бизнес-вопросы. А вопросов тех не мало.

Попов Александр
Другие статьи автора