Стань эффективнее
+7 (495) 545 41 02

Подотчет

Главное меню→Финансы→Управление затратами→Авансовые отчёты


Открываем главное меню и заносим новую запись.


Здесь контрагентом выбираем сотрудника, кому выдаем деньги. Указываем сумму и валюту. Если вы будете распечатывать отчет в бумажном виде и нужно чтобы здесь


был указан период — укажите его в поле «За период с», «Дата выполнения» — до этой даты сотрудник должен отчитаться за деньги.

После сохранения нашего авансового отчета переходим в ЗДС и заносим новый запрос.


Здесь ничего вручную указывать ненужно, все подставится автоматом. В дате платежа можем указать, когда деньги сотрудник хочет получить, например, сегодня.

Переводим ЗДС в состояние Запрошено. Дальше этот ЗДС попадает в планирование платежей, где его стандартным путем утверждают.

Оплачивается ЗДС в зависимости от способа оплаты:

Наличная оплата. Кассир выдает деньги из кассы фин.операцией 50012 «Оплата запроса денежных сумм».


Безналичная оплата. ЗДС оплачивается автоматически системой загрузки банковской выписки если у сотрудника:

  1. Занесен ИНН на карточке сотрудника.

  2. Занесен расчетный счет банковской карточки.

После того, как деньги выданы ЗДС переходит в состояние «Закрыто», а Авансовый платеж в состояние «Выдано»



Теперь чтобы отчитаться по своему авансовому отчету сотрудник заносит новый ЗДС,


где указывает статью, сумму, дату платежа.

К этому ЗДС сотрудник привязывает чеки, другую отчетную документацию, чтобы согласующее руководство понимало, на что потрачены средства.

Далее запрос проходит вашу стандартную процедуру утверждения.

Как только запрос переходит в состояние «Утверждено» — он автоматически оплачивается, т.е. деньги с авансового отчета списываются и ЗДС становится оплаченным.

Как видно на картинке ниже задолженность сотрудника по выданной сумме снижается:


«Сумма» — это сумма авансового отчета.

«Получено» — сколько было получено денег по этому отчету.

«Ост-к в подотчете» — за эту сумму сотрудник должен отчитаться.

«Сделать ЗДСов» — на какую сумму сотруднику еще нужно подготовить ЗДСов.

Аналогичным образом сотрудник заносит остальные ЗДСы по оставшейся сумме. Когда за все деньги отчитался, то авансовый отчет становится списанным и переходит в состояние «Закрыто».


Авансовый отчёт можно распечатать. В нём будут отображены данные по позициям ЗДС этого авансового отчёта, а также другая информация, связанная с ним.

.