Стань эффективнее
+7 (495) 545 41 02

Подотчет

Главное меню→Финансы→Управление затратами→Авансовые отчёты


Открываем главное меню и заносим новую запись.


Здесь контрагентом выбираем сотрудника, кому выдаем деньги. Указываем сумму и валюту. Если вы будете распечатывать отчет в бумажном виде и нужно чтобы здесь


был указан период — укажите его в поле «За период с», «Дата выполнения» — до этой даты сотрудник должен отчитаться за деньги.

После сохранения нашего авансового отчета переходим в ЗДС и заносим новый запрос.


Здесь ничего вручную указывать ненужно, все подставится автоматом. В дате платежа можем указать, когда деньги сотрудник хочет получить, например, сегодня.

Переводим ЗДС в состояние Запрошено. Дальше этот ЗДС попадает в планирование платежей, где его стандартным путем утверждают.

Оплачивается ЗДС в зависимости от способа оплаты:

Наличная оплата. Кассир выдает деньги из кассы фин.операцией 50012 «Оплата запроса денежных сумм».


Безналичная оплата. ЗДС оплатится автоматически, если вы пользуетесь системой загрузки банковской выписки.

После того, как деньги выданы ЗДС переходит в состояние «Закрыто», а Авансовый платеж в состояние «Выдано»



Теперь чтобы отчитаться по своему авансовому отчету сотрудник заносит новый ЗДС,


где указывает статью, сумму, дату платежа. В позициях он может перечислить, на что деньги были израсходованы, выбирая из классификатора соответствующие товары/услуги.

К этому ЗДС сотрудник привязывает чеки, другую отчетную документацию, чтобы согласующее руководство понимало, на что потрачены средства.

Далее запрос проходит процедуру согласования, утверждения по пути: Выписано→На согласование (где руководитель отдела подтверждает расходы)→Утверждено.

Как только запрос переходит в состояние «Утверждено» — он автоматически оплачивается, т.е. деньги с авансового отчета списываются и ЗДС становится оплаченным.

Как видно на картинке ниже задолженность сотрудника по выданной сумме снижается:


«Сумма» — это сумма авансового отчета.

«Получено» — сколько было получено денег по этому отчету.

«Ост-к в подотчете» — за эту сумму сотрудник должен отчитаться.

«Сделать ЗДСов» — на какую сумму сотруднику еще нужно подготовить ЗДСов.

Аналогичным образом сотрудник заносит остальные ЗДСы по оставшейся сумме. Когда за все деньги отчитался, то авансовый отчет становится списанным и переходит в состояние «Закрыто».


Авансовый отчёт можно распечатать. В нём будут отображены данные по позициям ЗДС этого авансового отчёта, а также другая информация, связанная с ним.

.