Аллокация

Аллокация используется для распределения рабочего времени сотрудников компании (и их зарплаты) по центрам прибыли в отчете о прибылях и убытках.

Каждый сотрудник один раз в месяц заносит аллокации своего рабочего времени, которые подразделяются на:

1. Аллокации по отделам. Это процент затраченного рабочего времени сотрудника, который заносит аллокацию, с разбивкой по каждому отделу.

2. Аллокации по ответственным. Это процент затраченного рабочего времени сотрудника, который заносит аллокацию, на конкретного человека (ответственного). К примеру, вы починили принтер в отделе продаж, и вы точно знаете, что 10% своего времени вы потратили именно на отдел продаж. А если вы просто выполняли поручения коммерческого директора, то вы не знаете на какой именно отдел уходили ваши усилия. В таких случаях вы аллоцируете свое время на сотрудника компании (коммерческого директора). А он уже в свою очередь, будет аллоцировать свое время по отношению к определенным отделам, аллоцируя таким образом и ваше время.

3. Аллокацию свободного времени.

Главное меню → Отдел кадров → Зарплата → Аллокация

В данной форме сотрудник видит только свои аллокации.

Для занесения новой аллокации нажмите Новая запись, после чего откроется карточка аллокации.

Отдел. Заполняется в случае занесения записи аллокации по отделу. В таблице аллокаций отдел будет отражаться в колонке «Название».

Ответственный. Заполняется в случае занесения записи аллокации по ответственному. В таблице аллокаций ответственный будет отражаться в колонке «Название».

Для занесения аллокации свободного времени поля «Отдел» и «Ответственный» не заполняются. Заполняется только поле «Аллокация».

Аллокация. Затраченное рабочее время сотрудника. Указывается в процентах.

Сохраните запись.

Дата и время выполнения. Данное поле заполняет ответственный по аллокациям (Администратор). Здесь указывается единая дата всех аллокаций для указания, к какому именно месяцу относить эту аллокацию.

Находясь на аллокации, вы можете перейти в ее позиции (вкладка Позиции), чтобы увидеть, сколько на этот отдел (или ответственного) потратил своего времени каждый сотрудник.

После занесения всех аллокаций сотрудниками компании ответственный по аллокациям (Администратор) переводит аллокации из состояния «Выписано» в состояние «Оформлено». После данной операции корректировка аллокаций недоступна никому, кроме администратора.

Затем из состояния «Оформлено» администратор переводит аллокации в состояние «Расчет произведен» сначала аллокации оформленные на ответственных, а затем аллокации оформленные на отдел.

Рассмотрим схему. Исходя из нее мы видим, что сотрудник Сидоров А.И. потратил свое рабочее время:

на Ответственного — 10%

на Центр прибыли 1 — 50%

на Центр прибыли 2 — 40%

После перевода аллокаций администратором в состояние «Расчет произведен» то время, которое было указано в поле «Аллокация» пересчитываетя в конечную аллокацию. И после пересчета мы получим % затраченного Сидоровым А.И. рабочего времени по центрам прибыли:

на Центр прибыли 1 — 58%

на Центр прибыли 2 — 42%

Последним в состояние «Расчет произведен» администратор переводит свободное время. Пересчет свободного времени происходит по следующему алгоритму: равномерно разделить свободное рабочее время сотрудников нельзя, поэтому программа считает сумму уже распределенных аллокаций и пропорционально им распределяет свободное время.

После произведенного пересчета документ аллокации можно использовать в коэффициентах детализации в финансовых показателях для отчетов о прибыли-убытках.

Администратор может просматривать все позиции всех аллокаций в форме Администрирование аллокаций:

Главное меню → Отдел кадров → Зарплата → Администрирование аллокаций