Входящие документы

Главное меню→Деловая переписка→Входящие.

Для вашего удобства мы разделили меню на 3 пункта.

Открытые входящие — пункт меню, отражающий только те входящие, вопрос по которым еще не решен.

Закрытые входящие — пункт меню, отражающий только те входящие, которые переведены в состояние «Закрыто». Т.е. вопрос полностью решен.

Все входящие.

 

Для занесения нового входящего документа, откройте пункт меню «Открытые входящие» и занесите новую запись. Система попросит выбрать из списка юридических лиц то, от которого поступило сообщение. Затем необходимо выбрать тип входящего документа, как показано ниже.

Вы можете непосредственно из этой формы занести новые типы в справочник, если у вас есть доступ на занесение записей в этой форме.

Затем откроется карточка записи, как показано ниже

Состояние — текущее состояние документа. Изначально всегда Выписано.

Отдел Фиксируется автоматически. По-умолчанию равен отделу сотрудника, который заносит запись.

Тип Тип входящего документа.

Вы можете нажать на кнопку «Документ основание» и выбрать ваше Исходящее сообщение, в ответ на которое поступило это входящее сообщение.

Ответственный. Сотрудник компании, отвечающий за решение вопросов по этому сообщению. По умолчанию в качестве ответственного система указывает того, кто заносит запись. Как только вы сохраните этот документ, система уведомит ответственного по внутренней электронной почте, что под его ответственность создан документ.

Наши реквизиты По какой «нашей компании» проходит это сообщение. По-умолчанию указывается та компания, реквизиты которой указаны на карточке вашего отдела.

ОСП Используется только, если в вашей компании есть обособленные подразделения.

Проект Вы можете выбрать проект, к которому относится данное сообщение. При нажатии на эту кнопку система покажет только проекты, относящиеся к указанному контрагенту.

Контактное лицо С каким контактным лицом клиента нужно работать по этому сообщению.

3-е лицо Вы можете зафиксировать 3-е лицо, участвующее в этом документе. По-молчанию это юр лица. Но вы можете настроить, чтобы была возможность указывать и физ лиц и организации. Читайте об этом в инструкции по  управлению и администрированию системы в разделе Настройки документов — Правила контрагентов.

Договор Если документ относится к определенному договору, вы можете выбрать этот договор. Если вы НЕ нажмете «галочку», то система предложит выбрать договор, контрагентом которого является тот же контрагент, что и у вашего документа. Зачем привязывать документ к договору совершенно другого контрагента. Если же это сделать необходимо, то поставьте «галочку», после чего нажмите кнопку Договор и система предложит выбрать любой договор.

Архивность Стандартная архивность, используемая в системе.

Внешние № и дата Сюда вы записываете номер и дату документа, которые на нем отражены.

Регистрационный номер Сюда вы можете зафиксировать №, который этому сообщению присвоили вы.

Дата и время выполнения До какой даты и до какого времени вопрос по этому сообщению должен быть решен.

Наименование Здесь вы можете указать наименование сообщения.

После сохранения запись появится в списке, как показано ниже.

Вы можете указать важность сообщения. 0 — высокая важность. 1- средняя важность. 2 — низкая важность. Важность — это обычная характеристика и вы можете ее донастроить самостоятельно. О настройке характеристик см. Управление и администрирование системы, раздел Настройки форм — Настройка характеристик.

Если сообщение обработано, и все вопросы по нему решены, переведите его состояние в Закрыто.

Вы можете также прикрепить файлы к сообщению.

← назад  | Исходящие документы вперёд →