Стань эффективнее
+7 (495) 545 41 02

Система согласования - утверждения договоров

Система согласования — утверждения договоров нужна для того, чтобы договоры проходили все этапы согласования с подразделениями компании своевременно.

У каждого сотрудника, отвечающего за свой этап согласования, есть в главном меню пункт меню «Договоры с клиентами к утверждению».


В этом пункте меню каждый из согласующих видит только те договоры, за согласование которых он отвечает, а так же видит приоритет, то есть важность (колонка «Важность»). Самые важные расположены сверху. Сотрудник заходит в этот список, видит по степени важности какой договор согласовать важнее и им и занимается.


Важность определяется временем, в течение которого договор может находиться в этом состоянии.

Если сотрудник просрочил свой этап, то договор будет выделен черным цветом.

Выходные и праздничные дни при расчете степени важности не учитываются.


К примеру, у нас есть такая цепочка согласования договоров как на картинке. Настроим для нее систему согласования.


  1. Для начала необходимо настроить маршрут прохождения договора.

    «Выписано» — «На одобрение юристу» — «В работе у юриста» — «На согласование фин.директору» — «В работе у фин.директора» — «Утверждено».

    Юрист может перевести договор из «В работе у юриста» в «Выписано», фин. директор «В работе у фин.директора» — «Выписано».

    В каждом из этих движений должна стоять точка, привязанная к соответствующей роли, а роли розданы сотрудникам. Тогда каждый из сотрудников будет видеть в «Договорах с клиентами к утверждению» только те договоры, которые находятся в «его» состоянии: юрист — «На одобрение юристу», фин.директор — «На согласование фин. директору» и т.д..

  2. Для всех согласовательных движений необходимо указать галочку «Маршрут утверждения договора». Для этого с настроенного движения нужно перейти на карточку движения, а затем в характеристики и здесь поставить галочку «Маршрут утверждения договора».


    Для движений вроде «В работе у фин.директора» — «Выписано», которые доступны ВСЕМ сотрудникам, такую галочку ставить не надо.

  3. Теперь необходимо настроить для каждого этапа время, в течение которого договор может находиться на этом этапе.

    Главное меню→Системные настройки→Настройка системы→Регламенты документооборота.


    Заходим в регламенты документооборота и заносим новую запись.


    Вид документа. Документ, для которого настраиваем регламент.

    Тип документа. Регламент будет работать только для выбранного типа документа.

    Товарное/Финансовое состояние. Выбираем состояние документа.

    Регламент. Регламентное время, которое необходимо на это состояние документа. Т.е. сколько нужно времени, чтобы согласовать документ.

    В нашем регламенте для договора с клиентом на этап согласования «В работе у юриста» дается 72 часа.

    Сохраняем запись.

    Аналогичные записи мы создаем на каждый этап согласования, указывая сколько времени дается на этот этап. В нашем примере мы создадим еще одну запись для состояния «В работе у фин.директора».

    После прохождения договором процесса согласования с подразделениями компании, можно распечатать лист согласования договора. В нем будут отражены: история состояния договора, комментарии всех участников согласования и другая информация. Этот отчет поможет разобраться на какой стадии договор был больше всего просрочен, чтобы принять какие-то меры по устранению этой неприятности в будущем.

    Теперь все сотрудники, согласовывающие документы, будут работать по степени важности, что позволит избежать просроченных контрактов.

    Такую модель управления документами можно настроить не только в договорах, но и в других документах, которые проходят согласование.