Стань эффективнее
+7 (495) 545 41 02

Коммерческое предложение – договор – счет

Для начала нам надо сформировать документ "Коммерческое предложение" (КП), который будет являться основанием для формирования остальных, необходимых нам документов. Соответственно, и позиции будущих Спецификации к договору и Счёта будут наследоваться из нашего КП. Сформировать коммерческое предложение  можно, также, как и счет, тремя способами: непосредственно с карточки клиента, из главного меню и из проекта. Создадим наше КП из пункта Главного меню → Отдел продаж → Коммерческое предложение:

Перед нами отобразиться список всех, доступных нам КП:

При занесении нового КП система предложит выбрать Юр. Лицо клиента, которому это КП выставляется:

После выбора нужного нам Юр. Лица клиента система отобразит карточку нового КП. Заполните ее.

Здесь указываем «Срок действия» нашего документа, «Вступительный» и «Заключительный» тексты, если это необходимо.

Проект. Вы можете привязать КП к проекту. Для этого нажмите кнопку «Проект» и выберите его. Это КП сразу станет видно не только с карточки клиента, но и с карточки проекта. Если вы заносите КП с карточки проекта, то он будет указан автоматически.

Условия поставки, Срок поставки, Условия оплаты. Выберите из предложенного списка. Как занести свои условия и сроки см. здесь.

Адрес. Это адреса клиента. Можно настроить, чтобы здесь отражались любые адреса в т.ч. и адреса нашей компании. При движении товара между документами адрес копируется. В нашем случае из КП адрес копируется в Спецификацию к договору, а затем из Спецификации к договору в Счет клиента. При отгрузке товара со склада адрес проставляется в серийный номер.

Плановая дата старта. Когда необходимо приступить к выполнению КП.

Дата финиша. Плановая дата выполнения КП.

Дата и время выполнения. Фактическая дата и время выполнения КП.

Сохраняем наш документ.

Теперь нам необходимо наполнить наше КП позициями (товарами):

Не забывайте пользоваться режимом редактирования в списке,  если нужно уже в списке Позиций изменить Цены или Кол-во.

Наше КП готово! Можем его напечатать:

И сохранить (в PDF):

После того, как вы отправили КП клиенту могут возникнуть следующие ситуации:

  • Вы договорились с клиентом о внесении изменений в КП. В этом случае вы редактируете карточку КП, и/или изменяете позиции (их цены/кол-во).
  • Клиент отказался от КП. В этом случае надо изменить состояние нашего документа (на его карточке) на "Отказано":

  • Клиент одобрил КП. В этом случае займёмся формированием остальных документов:

На вкладке «Позиции» нашего документа нажимаем «F6». Система покажет состояния позиций:

Выделяем те их них, которые хотим перенести в формируемый документ (счёт, спецификация). Если нужно, чтобы позиции КП и формируемого документа совпадали - выделяем все, нажатием «Ctrl+A». Теперь, для совершения движения позиций нужно изменить их текущее состояние нажатием клавиши «F2»:

Выбираем движение «Сформировать спецификацию»:

Система покажет уже существующие спецификации с этим Контрагентом. Если мы хотим добавить наши позиции в уже существующую спецификацию, то выбираем её из представленного списка. Или создаём новую:

Затем надо сформировать договор, которому эта спецификация будет принадлежать. Для этого нажимаем на "Договор":

И система покажет список существующих договоров с этим клиентом:

Заносим новый («Ins»), указав «Тип договора»:

После чего, на карточке нового договора указываем необходимые реквизиты: «Срок действия» договора, его «Тип договора», «Ответственное лицо» (кто будет выступать вторым лицом в договоре) и на каком «Основании» ответственное лицо занимает указанную должность (указывается на «Карточке» вкладки «Контактные лица» клиента) в компании клиента:

После указания необходимых параметров договора сохраняем его:

Как видим, на карточке Спецификации в поле «Договор» появилась ссылочка на только что созданный нами документ. Спецификацию мы теперь тоже сохраняем.

И, наконец, сохраняем наше движение "Сформировать спецификацию":

Как видим, выбранные нами позиции КП перешли в состояние «Спецификация»:

Нам осталось сформировать Счёт. Удобнее теперь перейти на созданный нами Договор, т.к. из него мы получим доступ сразу ко всем, созданным нами ранее документам. Доступ к Договору можно получить, либо «провалившись» из Состояния позиций (текущего окна) в Спецификацию, а из неё в Договор, либо, найти наш договор в общем списке. Для этого открываем пункт Главного меню → Договоры → Договоры с клиентами → Все договоры с клиентами:

Находим наш Договор:

Переходим на «Закладки» и выносим вкладочки «Спецификация к договору» и «Счета клиентам» (для того, чтобы всегда можно было быстро перейти на нужные нам документы), если их ещё нет на панели закладок:

Теперь, нам надо определиться, каким образом мы будем формировать Счёт:

  • Если оплата по данному Договору будет проходить единоразовым платежом, то мы формируем счёт из состояния Позиций Спецификации к договору:

Изменив состояние позиций, выполняем движение "Сформировать счёт":

Тут система предложит добавить наши Позиции в уже существующий Счёт (в таблице показаны все существующие Счета этому Клиенту), либо создать новый:

Сохраняем новый счёт:

Сохраняем движение «Сформировать счёт»:

Как видим, система сформировала наш новый Счёт, и «провалиться» в него мы можем прямо из текущего окна (окна состояние позиций):

  • Если же оплата по данному Договору «разбита» на несколько этапов, то сначала мы должны занести эти этапы в раздел "График платежей":

После того, как мы выбрали из Классификатора типы оплат нам надо указать, какую часть каждая их них будет составлять от всей суммы Спецификации в процентном соотношении (воспользуйтесь режимом редактирования в списке):

А теперь просто обновляем наш список и цены посчитаются в соответствии с указанной процентовкой автоматически:

Осталось только выставить Счета на каждую из Позиций Графика платежа. Для этого из состояния наших Позиций выбираем ту, которая соответствует типу платежа, на который мы хотим выставить Счёт:

И, изменив состояние выбранной позиции, совершаем движение "Сформировать счёт вручную":

После занесения нового счёта (см. выше) сохраняем движение "Сформировать счёт вручную":

И, «провалившись» по ссылке из состояния позиции

 в наш Счёт нажимаем на печать и выбираем тип счёта:

И вот, наконец-то, мы получили Cчёт в соответствии с выбранным из Графика платежей типом:

Точно так же формируются счета и по остальным типам платежей.

А сами счета по данному Договору вы теперь легко найдёте на вкладке "Счета клиентам"