Стань эффективнее
+7 (495) 545 41 02

Регламент документооборота

В системе можно не просто настроить маршруты документов, но и настроить, в каком состоянии, сколько времени может максимально находиться документ.

А затем контролировать процесс документооборота на основании приоритетов. А также же выполнять отчет, при помощи которого смотреть какие документы на какой стадии больше всего были просрочены, чтобы применять какие-то меры по устранению этой неприятности в будущем.

Главное меню→Системные настройки→Настройка системы→Регламенты документооборота.


Здесь можно указать какой документ, в каком состоянии, какое максимальное время должен находиться.

Для примера настроим регламенты для договоров с клиентами. У нас есть маршрут согласования:


Заходим в регламенты документооборота и заносим новую запись.


Вид документа. Документ, для которого настраиваем регламент.

Тип документа. Регламент будет работать только для выбранного типа документа.

Товарное/Финансовое состояние. Выбираем состояние документа.

Регламент. Регламентное время, которое необходимо на это состояние документа. Т.е. сколько нужно времени, чтобы согласовать документ.

В нашем регламенте для договора с клиентом на этап согласования «В работе у юриста» дается 72 часа.

Сохраняем запись.

Аналогичные записи мы создаем на каждый этап согласования, указывая сколько времени дается на этот этап. В нашем примере мы создадим еще одну запись для состояния «В работе у фин.директора».

Главное меню→Договоры→Договоры с клиентами→Договоры с клиентами к утверждению.


В этом пм каждый из согласующих видит договоры, которые пришли к нему на согласование: юрист — «На одобрение юристу», фин.директор — «На согласование фин. Директора» и т.д..


Здесь все договора отсортированы по степени важности (колонка «Важность»). Самые важные расположены сверху. Сотрудник заходит в эту форму, видит по степени важности какой договор согласовать важнее и им и занимается.

Если сотрудник просрочил свой этап, то договор будет выделен черным цветом.

Выходные и праздничные дни при расчете степени важности не учитываются.

Теперь все сотрудники, согласовывающие документы, будут работать по степени важности, что позволит избежать просроченных контрактов.

Такую модель управления документами можно настроить не только в договорах, но и в других документах, которые проходят согласование.