Стань эффективнее
+7 (495) 545 41 02

Схемы нумерации документов

Все документы система нумерует автоматически, присваивая им уникальный ID. Но если вы хотите, чтобы применялась какая-то своя нумерация, например, с каким-то префиксом и т.д., то вам необходимо это настроить.

Внимание!!! К нумерации счетов-фактур и торг-12 эта система отношения не имеет. О нумерации этих документов см  здесь.

Системные настройки→Настройка системы→Правила нумерации.

Заносим новую запись.

Нажимаем кнопку Документ и выбираем документ, для которого хотим создать правило нумерации. Таблица и поле для номера выберутся автоматически.

Если вы не знаете, как найти ваш документ в списке типов документов системы, сделайте просто:

Откройте список этих документов в программе, затем меню Служебные → DocumentType. Система покажет его номер

Ваш номер 379.

Так вот когда вы нажимаете на кнопку Документ при настройке правил нумерации, вы сможете найти ваш документ именно по этому номеру

Затем нажимаем кнопку Маска (маска нумерации) и указываем тип маски, как показано ниже

Можете добавить свою маску. Для этого нажимаем в масках Ctrl+Ins. Откроется карточка маски, аналогичная той, на которой мы находились при нажатии Ctrl+Ins, как показано ниже.

Теперь в поле «Значение характеристики» внесите свою формулу. Как формировать форму маски, показано ниже.

Есть 6 переменных:

%DD — число

%MM — номер месяца

%YYYY — год

%NUM — порядковый номер.

%TMCPREFIX — префикс типа документа. Если ваш документ имеет встроенный тип, то вы можете это отражать и в маске. Например, входящие документы могут быть таких типов, как факс, письмо, претензия и т.д. И у каждого этого типа тоже может быть свой дополнительный префикс, который указывается непосредственно на карточке типа документа.

%TYPEPREFIX — префикс для вида документа. У каждого вида документа может быть свой префикс. Например, у приказов префикс может быть ПР. Указывается он на карточке правил нумерации (см. самую первую картинку выше)

%PREFIX — это префикс, отражающий принадлежность документа к той или иной вашей компании. Если вы хотите, чтобы в номерах документов присутствовал этот префикс, вы можете настроить, что если документ проходит по вашей компании № 1, то у него будет префикс «К», а если по второй компании, то префикс «Е». Например, счет №Е12858.

%PERYEAR- если в любом месте маски нумерации указать этот параметр, тогда нумерация будет стартовать с № 1 каждого нового года. При этом в отличие от параметра %YYYY сам год в номере отображаться не будет.

Для указания префикса вашей компании откройте в главном меню «Банк и банковские реквизиты — наши юр лица» и укажите префикс, как обычную характеристику, как показано ниже

Как работает интерфейс по работе с характеристиками, см. Пользовательские инструкции, раздел Интерфейс — работа с характеристиками.

В переменные %DD, %MM, %YYYY подставляются текущие значения.

Порядковый номер формируется исходя из диапазона, идентифицируемого наличием в маске переменных %DD, %MM, %YYYY, т.е., если в маске имеется %DD, то нумерация будет сквозная в пределах числа.

Например, маска %YYYY/%MM/%DD/%NUM будет начинать нумерацию каждый день: 2009/02/04/1, 2009/02/04/2, ..., 2009/02/05/1, 2009/02/05/2 и т.д.

Маска %YYYY/%MM/%NUM будет начинать нумерацию каждый месяц:

2009/02/1, 2009/02/2, ..., 2009/03/1, 2009/03/2 и т.д.

Аналогично, %YYYY/%NUM — в рамках года.

А вот маска %DD%NUM будет вести нумерацию в рамках одного дня, без учета месяца и года, т.е. 1-го января формируются номера 01/1, 01/2, 01/3, 2-го января: 02/1, 02/2 и т.д.

Шаг для пустых номеров. Если вы хотите, чтобы система пропускала номера, то укажите здесь, через какое количество номеров оставлять один пустым. Например, если вы напишете 10, то номера будут идти так: 1,2,3,4,5,6,7,8,9,11

Внимание!!! Если вы настроили собственную нумерацию для документа, то, для удобства, рекомендуем вам в настройках вида документа указать, что за номер документа брать внешний номер. Тогда во всех местах системы будут ссылки именно на ваш номер, а не на ID, который присваивает система.

Учет юридических лиц. Вы можете указать, вести единую нумерацию для всех ваших юридических лиц, или в разрезе каждого отдельно вести номера.

В разрезе договоров. Здесь вы можете установить опцию «Нумерация в разрезе договоров» или «Нумерация в разрезе документа-основания». В первом случае документы будут нумероваться в разрезе договора, указанного на карточке документа. Например, если для документа «Спецификация к договору» создать такое правило нумерации, то в рамках каждого договора спецификации будут нумероваться с единицы. Во втором случае документы будут нумероваться в разрезе документа-основания, указанного на карточке документа.



После настройки самого правила нумерации нужно указать, что для таких-то движений (например, акт — склад) надо формировать внешний номер. Для этого нужно перейти Системные настройки → Настройка системы → Складские справочники → Правила накладных.

В этой форме надо проставить признак «Надо формировать внешний номер».

Тогда будет работать формирование номера по маске, о котором написано в этой инструкции. Это сделано для того, чтобы всякие внутренние накладные не забивали под себя номера.