Стань эффективнее
+7 (495) 545 41 02

Схемы архивации документов

Главное меню→Системные настройки→Настройка системы→Виды документов


Находим нужный документ. Переходим во вкладку «Правила архивирования».


Правил архивирования документа может быть сколько угодно. Эти правила могут работать по принципу «И», по принципу «ИЛИ». Каждое правило нужно заносить отдельной записью.

Правила архивации документов

Заносим новую запись.


SQL. Здесь выбираем условие для архивирования.

Тип условия. Правила, работающие по принципу «И» выбираются, когда выбран тип условия «Архивирование».

Затем можно добавить ещё условия с типом «Архивирование-2», «Архивирование-3», работающие по принципу «ИЛИ».

Правила архивации нужны не только для архивации, но и для разархивации документов. Для разархивации также нужно занести новое правило и выбрать тип условия «Разархивирование».


В дополнительных параметрах документа в поле «Срок для архивации» указываем количество дней, через которое необходимо архивировать документы.

Сохраняем запись.



Архивирование документов в состоянии «Выписано».

Принцип архивации выписанных документов немного иной. У выписанных документов обычно другой срок архивации, не такой как у закрытых документов. Например, счет клиент оплатил, товар по счету мы отгрузили, первичную документацию закрыли, и счет уже на следующий день можно архивировать. А выписанные документы сразу архивировать нельзя, т.к. по ним может неделями вестись работа.

Для занесения правила архивирования выписанных документов заносим новое правило.


SQL. Выбираем условие архивации для выписанных документов «Архивирование выписанных» (51754).

Тип условия. Выбираем «Архивирование выписанных».


В дополнительных параметрах документа в поле «Срок для архивации выписанных» указываем количество дней, через которое необходимо архивировать выписанные документы. Здесь обычно ставятся значения 30 дней и больше.

Сохраняем запись.



Например, нам нужно настроить архивацию «Задач» в состоянии «Выписано» если они в течение 30 дней после их создания не перешли дальше в другое состояние.

Идем в Главное меню→Системные настройки→Настройка системы→Виды документов, находим документ «Задача», переходим в закладку «Правила архивирования».

Заносим новую запись.

SQL. Выбираем условие  «Архивирование выписанных» (51754).

Тип условия. Выбираем «Архивирование выписанных».

В дополнительных параметрах документа в поле «Срок для архивации выписанных» указываем «30».

По этому правилу система будем отбирать задачи в состоянии «Выписано» и смотреть на «Срок архивации выписанных». И если задача с момента ее создания в течение 30 дней не переходила в другое состояние, то задача будет заархивирована.